Не проводить систематизация документов в деле что это такое


Систематизация документов в деле: правила и требования

Распределение документов по системе подразумевает следующее:

  • определение метода систематизации;
  • анализ документации от определения в дело до архивации;
  • классификация номенклатуры дел;
  • библиографическое описание.

Правильно проведенная систематизация данных документации позволяет достичь качества показателей не только в делопроизводстве, но и в плане экономии ресурсов организации, рабочего дня персонала. А также немаловажна оптимизация персонала на предприятии, о которой можно почитать здесь.

Методы систематизации

Современные бизнес-процессы невозможны без информационного оснащения — делопроизводства и документооборота. Поэтому необходимо создать и классифицировать базы уже существующих данных, а также поступающую новую информацию, соблюдать требования к систематизации документов.

В классифицирование информации включено:

  • номенклатуру;
  • индексирование;
  • методики поиска, накопления;
  • способы доступа;
  • сортировку запросов;
  • способы предоставления.

Данные распределяются двумя основными способами:

  1. В свободном тексте документы.
  2. Структурированная информация.

Структурирование — это последовательность распределения данных. Применяется стандартный формат, т. е. заполняется чистая форма. Сведения переносятся или на бумажный носитель, или на ПК в текстовом редакторе.

Разделы со сведениями в стандарте называются полями, а заполненные форматы — записями. Собранные записи — это и есть база данных. Все записи распределяются так, чтобы определенную информацию можно было в них несложно найти.

Хорошей особенностью баз данных считается выдача зафиксированных ранее сведений, в которых имеются выходные данные и содержание (от минимума символов до детальной информации).

Архивная классификация может распределяться и по группам в виде:

  • Тематики. Тематическое распределение проводится по тематике пакетов документации.
  • Предмета. Предметное распределение делают в бумагах какой-нибудь одной определенной темы.
  • Авторства. Распределение по авторству подразумевает сортировку по имени одного автора, творческой группы (публикации, тезисы, сообщения, диссертации, доклады).
  • Номинала. Распределение по номиналу проводится для распорядительно-организационной документации одного вида: протоколов, соглашений, приказов, счетов, актов.
  • Хронологии. Определение хронологическое делают по времени создания документов и срокам их хранения (например, годичные балансовые отчеты).

Чтобы четко организовать систематизацию, необходимо заранее предварительно подготовить документацию и собрать ее по определенным признакам. Далее будет следовать повторное распределение по вышеперечисленным группам.

Систематизация документов в делопроизводстве обеспечивает не только оперативный и точный доступ к данным, но и предотвращает несанкционированную утечку сведений. Целью систематизации является также слежение пути документа от даты его определения в производство и до поступления в архив, а в случае окончания актуальности — до уничтожения.

Без систематизации и правильно организованного процесса доступа к документации рабочий процесс любой организации будет затруднен. Это относится не только к коммерческим, но и к государственным структурам: так должным образом сохраняются документы, имеющие научную, историческую, социальную, экономическую, политическую ценность для державы.

Классификация по номенклатуре

Распределять информацию по номенклатуре можно по общим признакам, родству, то есть проводить типизацию. Примером простейшей номенклатурной классификации является группировка по комплексу предметов в «Дело». Всё же, систематизация архива — трудоемкий процесс, зато в дальнейшем такая организация существенно упростит работу, сделает делопроизводство элементарной процедурой.

Существует принятая терминология каталогизации по признакам группировок данных:

  • Вопросно-предметных.

    Это распределение сведений по типовому виду. К примеру: файлы или папки по проекту промышленного объекта.

  • Корреспондентских.

    Признак корреспондентский доминирует при структурировании переписки с любым физическим/юридическим лицом (к примеру, с ИП или областным кадастром недвижимости).

  • Географических.

    По признаку географическому группируется документация корреспондентов в определенном регионе (к примеру, это может быть переписка между предприятиями-изготовителями Краснодарского края).

  • Экспертных.

    По признаку экспертному учитываются сроки архивации документов (хранение временное — до 10 лет; хранение долговременное — более 10 лет).

Документная классификация может выполняться сразу по нескольким признакам в разных сочетаниях, только с условием в обязательном порядке экспертного. Возьмем, к примеру, рубрику дела: «Пакет документов о ремонтно-восстановительных работах на предприятии в течение 2015 года», объединяющий в своем составе корреспондентский, экспертный, авторский признаки.

На практике номенклатура дел распределяется системным перечнем документов в организации, созданных в установленном порядке с обозначением сроков их архивации. Регистрация и архивирование — основополагающие факторы закрепления порядка при аккумулировании бумаг в процессе интенсивной деятельности.

Важно! Фиксация индексов в номенклатуре дел в комплексе документов — это важный элемент, равно как для поиска информации, так и для экспертизы материальных ценностей, а также чтобы обеспечить их сохранность.

В идеале в номенклатурную систему пакетируются: регистрационно-справочные массивы структур компании, всех должностных лиц, картотеки, вне зависимости от степени конфиденциальности, типа носителя, способа фиксации данных. Таким образом, номенклатура дел:

  • классифицирует и группирует исполненные бумаги в дело;
  • систематизирует, индексирует дела и время архивирования;
  • служит главным элементом учета;
  • выступает как единственный элемент учета текущих дел, которые фиксируются документами в течение нескольких лет.

В номенклатуре может группироваться и документация временно действующих подразделений организаций, которые, при необходимости, будут служить для подтверждения полномочий юридической единицы компании или ее ликвидации. А также в производстве дел правопреемников из числа прочих предприятий для продолжения деятельности.

Систематизация по номенклатуре информации в деле максимально охватывает массив документации какого-либо одного вида деятельности, благодаря чему создается реальная возможность комфортного использования любого документа в любой момент.

В делопроизводственной теории различают три разных вида номенклатур:

  • типовую;
  • конкретную;
  • примерную.

Корпорации дополняют их документами собственных структурных подразделений.

Типовые и примерные номенклатуры создаются с целью унификации баз данных, они устанавливают состав типовых дел по категориям подразделений организации. Так образуется единая индексация как нормативный документ делопроизводства в системе.

На будущий год составляют номенклатуру дел в завершающем квартале настоящего года, и после утверждения руководителя она становится нормативным актом.

Все перечисленные номенклатуры в систематизации предприятий разрабатываются спецслужбами или архивами ведомств. Целесообразно, чтобы все организации имели свои номенклатуры дел, составленные на основе примерных или типовых. Естественно, что все их заголовки должны соответствовать роду деятельности организации, быть краткими, точными, адресными (по заголовку осуществляется поиск справочно-информационный). Заголовок должен отражать структурно такие аспекты документа:

  • конкретный вид (отчеты, приказы);
  • вид (переписки, подборки, досье);
  • исполнитель, корреспондент, тематика;
  • дата селекции.

Совет: по инструктивной методике рекомендуется сперва размещать сведения организационно-распорядительного характера в порядке от вышестоящих органов. Далее — организационные бумаги (инструкции, положения, уставы). После них — организационные и распорядительные дела самой компании (вердикты правления, распоряжения, приказы). В заключение — данные, в которых содержится информация о плановых отчетах и переписка.

Редактированные и утвержденные архивом организации документационные номенклатуры ее структурных подразделений апробируются экспертной комиссией, а в итоге визируются этой организацией как хранителем базы данных.

Служба ДОУ (документального обеспечения управления) на базе типовых номенклатур образует сводную номенклатуру. В ее рубриках приводятся наименования структурных подразделений в порядке важности организационно-функциональной деятельности организации и ее штатного расписания. При этом в первом разделе размещается служба ДОУ, а в завершение — общественные структуры.

Деловая индексация

Систематизация документов в архиве призвана обозначать каждое сформированное дело условно. Однородным документам назначаются одинаковые цифровые индексы. Переходящие из года в год дела вносятся в номенклатуру под идентичным индексом.

Индекс всегда состоит из комбинации арабских символов. Например, если это «12–65», то цифра 12 обозначает принадлежность дела к структурному подразделению №12, и оно занимает шестьдесят пятую позицию в номенклатуре.

По правилам ведения дел государственными архивами, номенклатуры унифицируются по таким графам:

  • Индекс дела.
  • Заголовки подразделов.
  • Количество томов.
  • Срок хранения.
  • Примечание (уничтожение, передача в архив).

Если организация (по причине своей подчиненности и т. п.) не сдает документацию на хранение, тогда ее номенклатура согласовывается в вышестоящей региональной или ведомственной организации с экспертной комиссией.

На заметку: созданная номенклатура действует с первого числа первого месяца следующего года. Независимо от изменения целей или функций предприятия, номенклатура остается неизменной, однако, редактируется, предоставляется и согласовывается один раз в пять лет. Каждый год в номенклатуру заносится запись о количестве и категориях дополняющих документов.

Систематизация документов сегодня является неотъемлемой частью успешного ведения дел в любой организации.

arprime.ru

Систематизация документов

Систематизация документов - организационно-технологическая процедура ДОУ. Основное ее назначение - оптимизация доступа к информации, содержащейся в деловых бумагах компании. Систематизация - необходимый процесс при создании бумажных архивов и электронных баз данных.

Систематизация документов в дела

В самом общем виде систематизацию документов можно определить, как классификацию деловых бумаг по определенным признакам и группировку их в соответствующие предметные комплексы, называемые делами. Этот рутинный и трудоемкий процесс позволяет в дальнейшем облегчить доступ к информации, оптимизировать поиск нужных данных и совершенствовать хранение документации.

Процедура формирования дела заключается в отборе документов, отвечающих определенному классификационном признаку, и группировка их в единый тематический комплекс - дело. Далее бумаги систематизируются внутри дела согласно установленным правилам.

Технология формирования дела заключается в последовательном совершении трех ключевых операций:

  1. Группирование исполненных бумаг по определенным признакам в дела;
  2. Упорядочивание бумаг внутри созданного дела;
  3. Оформление дела: создание обложки, описи и т.д.

Завершающий этап при работе с делам - передача их в архив организации. До этого момента они хранятся по месту формирования - в структурных подразделениях компании.

Перед сдачей в архив дела должны быть соответствующим образом подготовлены. Требования и правила подготовки документации являются общегосударственными и изложены в соответствующих предписаниях Госархива. По общему правилу, через год после завершения обработки деловых бумаг внутри структурных подразделений компании они передаются в архив организации. Данное правило касается дел постоянного и временного хранения.

В архив дела отправляются по описям и номенклатурам. К каждому документу, входящему в папку, прилагается его регистрационная карточка. Иногда возникает необходимость оставить дело в отделе. Это может быть связано с тем, что информация, содержащаяся в папке, имеет практическую ценность для повседневного делопроизводства структурного подразделения. В таком случае следует произвести оформление выдачи папки из архива во временное пользование.

Экспертиза ценности документов

В случае необходимости более тщательного отбора документов с точки зрения их государственной, социально-культурной или исторической значимости проводится специальная экспертиза ценности деловых бумаг.

Справка

Осуществление данной процедуры проходит в несколько этапов, первый из которых имеет место в структурном подразделении, а последний - в государственном архиве:

  1. Первый этап составление общей номенклатуры дел. Данный реестр определяет сроки хранения каждой создаваемой бумаги.  
  2. Второй этап подготовка бумаг к сдачи в локальный архив предприятия.  
  3. Третий этап уточнение ценности документов. Это самый важный этап. Он осуществляется в момент передачи бумаг из локального архива предприятия в государственный архив на постоянное хранение. Остановимся на нем подробнее.

Определение ценности деловых бумаг предполагает наличие у специалистов, которые ее проводят, необходимого уровня компетентности, профессионализма и опыта данной работы. Им потребуется знание истории организации и планов ее дальнейшего развития. Эксперты должны хорошо понимать функции и задачи предприятия, его миссию и организационную структуру. Особого внимания потребует анализ внешних информационных связей компании с другими фирмами, а также учет сложившейся корпоративной практики ДОУ.

В ходе проведения экспертизы ценности деловых бумаг применяется метод фронтального и полистного просмотра, дающий возможность глубокого анализа их фактического содержания. Иногда такой анализ приводит к заключению о необходимости полной реорганизации всего массива документации с определением новых единиц постоянного и временного хранения.

Читайте также:

Порядок классификации и систематизации документов

Современная практика архивного хранения дел оперирует при систематизации и классификации дел четырьмя основными категориями:

Дела постоянного хранения. Данная категория документов подлежит обязательной передачи в Государственный архив;

 

Дела длительного хранения. Дела этой категории хранятся в архиве организации более 10 лет;

 

Дела временного хранения. Данная категория дел хранится в архиве организации до 10 лет;

 

Дела, подлежащие уничтожению.

Определение и уточнение сроков хранения деловых бумаг осуществляется еще на стадии их оформления. Дела, имеющие статус постоянного или длительного хранения, впоследствии должны быть подготовлены к сдаче в локальный архив предприятия, где они были созданы, или в Государственный архив. На дела, подлежащие утилизации после истечения срока хранения, оформляется соответствующий акт. Форма данного акта утверждена правилами работы Госархива.

Оформление дела обусловлено рядом факторов: объемом, ценностью входящих в него деловых бумаг, сроком хранения. Упрощенная схема оформления предусмотрена для дел временного хранения (до десяти лет), а полная схема оформления используется для дел постоянного или длительного (свыше десяти лет) хранения. Документация, имеющая отношение к личному составу, также оформляется по полной схеме. Данная схема включает себя - прошивание или переплет, нумерацию листов, полное оформление обложки (титульного листа) с указанием всех необходимых реквизитов.

Систематизация архивных документов

Систематизация архивных документов - обязательная процедура, применимая как бумажным, так и электронным носителям информации. Она включает в себя процесс классификации и группировки деловых бумаг, разработку и составление номенклатуры дел, а также их индексирование.

Единица хранения документов - является типовой единицей учета и классификации деловых бумаг в структуре архивного фонда. Данные единицы хранения описываются, систематизируются, вносятся в соответствующие описи и оформляются в том порядке, который наилучшим образом обеспечивает их учет, поиск и порядок использования.

Систематизация единиц хранения в пределах одного фонда проводится согласно принятой схеме систематизации. Данная схема является базой при проведении внутренней организации деловых бумаг архивного фона и должна быть оформлена в виде описи.

Справка

Приведенные ниже признаки учитываются при распределении дел внутри фонда согласно рубрикам схемы систематизации:

  1. Структурный признак (определяется принадлежностью единиц хранения к тому или иному отделу предприятия);  
  2. Хронологический признак (определяется периодом или датой, когда была создана бумага);  
  3. Функциональный (тематический, отраслевой или предметно-вопросный) признак (определяется функцией, темой, отраслью или тем вопросом, который затрагивается в бумаге);  
  4. Номинальный признак (определяется делопроизводственным жанром - видом и разновидностью бумаги);  
  5. Корреспондентский признак (определяется организацией или лицом, в ходе переписки с которыми были созданы данные бумаги);  
  6. Географический признак (определяется территориями, населенным пунктами и регионами, с которыми связано либо содержание бумаг, либо расположение их авторов или адресатов);  
  7. Авторский признак (определяется создателем документа - конкретным лицом или организацией).

На практике группирование единиц хранения осуществляется на основе последовательного применения тех признаков, которые оказываются наиболее релевантными для целей хранения тех или иных групп деловых бумаг данного архивного фонда. Часто используют сочетание признаков. Например, сочетание структурного и хронологического приводит к появлению двух типов систематизации: хронологически-структурного типа и структурно-хронологического типа.

Поскольку основной задачей систематизации документов является, в конечном итоге, облегчение работы с ними сотрудников предприятия, то руководство вольно выбрать любой вариант систематизации - хронологический или по видам. Кроме того, при выборе варианта нужно учитывать особенности архивного хранения деловых бумаг организации, с тем чтобы затраты на их подготовку к длительному хранению было сопоставимы с затратами на копирование, доставку, изъятие и утилизацию.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Систематизация документов

В любой организации в процессе деятельности неизбежно накапливается огромное количество документации, кадровой, бухгалтерской, коммерческой, технической и т.д. В итоге, при необходимости найти во всем этом массиве, определенный документ бывает очень сложно. Сотрудники вынуждены тратить на поиски не систематизированных документов уйму времени вместо того, чтобы использовать его более рационально.

Регулярно производите систематизацию документов

Чтобы избежать подобного беспорядка в документации и всех нежелательных последствий с этим связанных, необходимо регулярно производить систематизацию документов. Это позволит упорядочить и отсортировать по типу и дате всю имеющуюся документацию, предотвратит утерю документов, в разы облегчит поиск нужной бумаги.

Каков порядок систематизации документов?

Процедура систематизации - отнюдь не простое перекладывание бумаг по стопкам. Систематизация документов - процесс сложный, кропотливый, который к тому же подчинен строгому регламенту, поэтому проведение систематизации документов может быть доверено лишь квалифицированному персоналу.

Классификация всей документации

Прежде всего, порядок систематизации документов предполагает классификацию всей документации по различным критериям: направлениям, типу, срокам хранения, временному промежутку и т.п. в зависимости от того, как будет удобнее для данной конкретной организации (или отдельных ее служб) с учетом вида деятельности. Далее отсортированные документы подшиваются в отдельные папки, каждой присваивается определенное название и приклеивается этикетка с краткой информацией о содержимом папки.

Методы систематизации документов

Именно схема расположения и классификации документов является основой архива, по которому затем составляется опись и каталоги. Традиционно документы распределяются в дела, которые могут систематизироваться по хронологическому, алфавитному или тематическому указателю. Наиболее внимательного отношения требует выбор метода систематизации документов в дела.

Основные признаки систематизации документов.

Отчеты, акты, приказы и другие бумаги распределяются в дела на основе следующих признаков:

  • Номинальный. Документы классифицируются по формату: акты, приказы, постановления, протоколы, отчеты распределяются по видовому признаку. Наиболее оптимален данный метод классификации для распорядительной документации.
  • Хронологический. Данный метод систематизации документов идеален при разработке архива бухгалтерских и налоговых отчетов. В этом случае все бумаги распределяются по отчетным периодам.
  • Предметно-вопросный. Проектная, бухгалтерская и юридическая документация может быть объединена в папку, посвященную определенному проекту, сделке, направлению деятельности. Типичный пример - документация по конкретному строительному объекту.
  • Географический. Данный метод систематизации документов целесообразен для фирм, работающих с клиентами из разных регионов, имеющих филиалы, территориально отдаленные друг от друга, или осуществляющих деятельности в разных населенных пунктах.
  • Авторский. Если над определенными документами работает один автор или авторский коллектив, можно систематизировать бумаги именно по этому признаку. Как правило, речь идет об архиве научного института, отдела разработок, компании, работающей в медиа-сфере и т.д.
  • Корреспондентский. При формировании архива переписки с определенными корреспондентами (клиентом, партнером, спонсором и т.д.), документы систематизируют по названию фирмы или имени лица, с которым проводилась переписка.
  • Экспертный. Экспертный признак учитывают в обязательном случае, если речь идет о классификации бумаг на документы постоянного или временного хранения.

При необходимости можно разработать и воплотить в жизнь иные методы систематизации документов.

Основные принципы выбора метода

Основным принципом, на который необходимо ориентироваться при выборе метода систематизации документов является удобство и простота работы с документами. Вне зависимости от его объема, числа документов и дел, в основе архива должна лежать предельно понятная схема.

Систематизация документов длительного срока хранения

Систематизация дел, подлежащих длительному хранению, предполагает следующие свойства:

  • Совместимость с другими системами классификации документов, то есть отсутствие противоречий с основным справочным аппаратом архива.
  • Активное использование метаданных, сохраняемых в различных частях информационной системы архива, то есть систематизация по внешним данным о документе и носителе.
  • Целостность информации об объекте, то есть возможность построение единой сводки о нём.

Заключительные этапы систематизации

После того, как была закончена классификация документов, услуги по систематизации документов еще не считаются полностью оказанными. Необходимо еще составить перечень наименований всех документов, который будет являться своеобразным гидом по архиву. После этого последует заключительный этап –оформление и утверждение итогов работ.

Оказание услуг по систематизации документов

Наша компания оказывает услуги по систематизации документов, которая необходима при организации любого архива, в том числе и электронного. Систематизация документов нашими специалистами -это залог Вашего успеха!

mosarchiv.ru

Систематизация документов и формирование дел

Исполненные документы систематизируются для последующего хранения и ведения информационно-справочной работы. Потребность поиска документов прошлых лет вызывает необходимость их четкого распределения по определенным группам, называемым первичными комплексами, или делами. Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Под формированием дела понимается группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формированию дела предшествует его оформление, предполагающее:

· оформление обложки дела (производится в день заведения дела) (рисунок 8);

· оформление внутренней описи дела (производится в день помещения в дело первого документа) (рисунок 9);

· оформление последующих томов дела (производится в день заведения очередного тома дела).

Последующее ведение дел включает нумерацию листов документов, помещенных в дела, ведение описей дел, а также дооформление дел при их закрытии (см. п. 11.7.3).

Рассмотрим далее порядок формирования и ведения дел организации.

При составлении заголовков делследует учитывать, что:

· заголовок должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;

· заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

· заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п., т.е. неконкретные, не показывающие, какие именно документы подшиты в дело, а также содержащие вводные слова и сложные обороты, не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться. Состав заголовка дела может включать следующие элементы:

· наименование вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

· наименование организации или ее структурного подразделения;

· адресат или корреспондент документов, включенных состав данного дела;

· краткое содержание документов дела;

· название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на копийность документов дела.

Документы формируются в дела на основе следующих признаков:номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности, например, приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе, например: Протоколы заседаний аттестационной комиссии.

Ф. № _______ Оп. № _______ Д. № _______
Ф. № _______ Оп. № _______ Д. № _______

Рисунок 8 – Примерная форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Рисунок 9 – Примерная форма внутренней описи дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

В наименованиях дел, содержащих распорядительные документы, указываются вид документа и автор, например: Приказы директора филиала по основной деятельности.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например: Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).

Авторский признакпредполагает группировку в дела документов одного автора, например: Протоколы заседаний экспертной комиссии организации.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется, например: Переписка с Юридическим колледжем о производственной практике студентов.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с поставщиками комплектующих изделий о корректировке планов поставок.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности. В то же врем в заголовке дела указывается наименование конкретного корреспондента, если переписка, сгруппированная в данном деле, ведется только с ним, например: Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы.

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке дела указывается их общее видовое название, например: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения. Если же содержание дела касается какой-либо одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела в соответствии с данными принятой системы административно-территориального деления, например: Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара), об использовании архивных документов.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку, например: Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции.

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например: Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях в 2005 г.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор, например: План по капитальным вложениям на 2005 г.

В заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу (направлению) деятельности предприятия, но при этом не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела обычно употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в данном деле, например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов).

Наименование вида заводимого дела или разновидности содержащихся в нем документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка, например: Приказы по основной деятельности. Копии.

Употребление в заголовке дела конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.), а так вводных слов и сложных оборотов не допускается.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Внутри дела документы чаще всего располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) в дело помещаются только исполненные документы;

2) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении);

3) каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

4) раздельно группируются:

· документы постоянного и временного сроков хранения;

· подлинники и копии документов;

· годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;

· утвержденные документы и их проекты;

5) документы, относящиеся к разрешению одного вопроса необходимо помещать в последовательности: входящий документ – контрольный экземпляр ответного документа, основной документ – приложения к нему – второстепенные документы относящиеся к разрешению этого же вопроса и т. д.;

6) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

7) запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), документы, подлежащие возврату, неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов;

8) в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации);

9) в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более четырех сантиметров);

10) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При помещении в дела отдельных видов документов необходимо учитывать следующие особенности:

· документы органов коллегиального и единоличного управления организацией группируются раздельно (при этом протоколы и решения коллегии формируются отдельно от документов, использовавшихся в процессе подготовки к соответствующим протокольным мероприятиям) и располагаются в хронологическом порядке по номерам (прочие документы к протокольным мероприятиям, сгруппированные в отдельные дела, располагаются в них по номерам протоколов, в порядке возрастания последних);

· документы, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами;

· приказы по основной деятельности предприятия группируются отдельно от приказов по персоналу;

· подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются и дела вместе с приложениями в порядке их номеров;

· документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты;

· приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения; при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), целесообразно группировать в отдельные дела;

· документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

· в личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

· плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2006 г., составленный в 2005 г., должен быть отнесен к 2006 г., а отчет за 2005 г., составленный в 2006 г., – к 2005 г.;

· поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

· предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

· лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

· переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.;

· обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности организации, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются службой ДОУ, при децентрализованном – как структурными подразделениями, так и службой ДОУ.

Общий контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ (иное структурное подразделение или должностное лицо, выполняющее ее функции).

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 2

Выдача во временное пользование дел другим организациям (предприятиям, учреждениям) может производиться с разрешения руководителя организации при наличии соответствующих оснований, по письменному запросу и только на время, действительно необходимое для работы с данным делом (документами в составе данного дела). Факт выдачи дел во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) фиксируется в акте. Примерная форма акта о выдаче дел во временное пользование представлена на рисунке 10.

Выдача дел работникам организации может производиться с разрешения начальника службы ДОУ (должностного лица, ответственного за оперативное хранение дел организации). На выданное дело безотлагательно заводится карта – заместитель дела, в которой в дальнейшем производятся записи о каждом факте выдачи дела. Выдача дел производится в соответствии со списком работников, которым может выдаваться то или иное дело, под роспись в карте-заместителе и только на период до окончания рабочего дня. Работа с выданным делом должна производиться в приспособленных для этого помещениях (местах), исключающих утрату (порчу) дела и включенных в него документов. Примерная форма карты-заместителя дела представлена на рисунке 11.

Изъятие отдельных документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации. При этом в деле в обязательном порядке оставляются заверенная копия документа и акта об изъятии подлинника.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 3

Создание и поддержание оптимальных (нормативных) условий оперативного хранения документов организации достигается посредством:

· предоставления подходящих для этой цели по своим эксплуатационным характеристикам помещений (мест);

· надлежащего оборудования (дооборудования, частичного или полного переоборудования) указанных помещений;

· применения и модернизации средств создания и поддержания оптимальных (нормативных) режимов оперативного хранения документов;

· применения и модернизации специальных средств оперативного хранения документов.

Оперативное хранение дел следует производить в приспособленных для этой цели рабочих комнатах или специально отведенных (отдельных) помещениях. Помещения, планируемые для оперативного хранения документов, но не в полной мере подходящие для этого по своим эксплуатационным характеристикам, должны быть предварительно соответствующим образом реконструированы (отремонтированы). Соответствующий ремонт должен производиться и в процессе эксплуатации указанных помещений (в том числе текущий, внеплановый и, если это требуется, капитальный).

Рисунок 10 – Примерная форма акта о выдаче дел во временное пользование

 
 
Наименование организации Наименование структурного подразделения   КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА Дело ______________________________________________________________________ (№ и название) Выдано во временное пользование:  
ФИО пользователя Дата выдачи Дата возврата
     
     

Рисунок 11 – Примерная форма карты-заместителя дела

В целях создания и поддержания требуемых для оперативного хранения документов условий предназначенные для этого помещения оборудуются:

· средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;

· средствами обеспечения температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;

· стеллажами, шкафами, сейфами, коробками, папками и т. п.

Все перечисленные средства должны быть исправны и иметься в указанных помещениях в требуемых количествах.

Дела,как правило, располагают в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих сохранность документов от хищения и порчи, в вертикальном положении корешками наружу. В целях повышения оперативности и надежности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, выписка из которой помещается на дверце шкафа (стола) с внутренней стороны. Кроме того, на корешках обложек дел указываются их номера в соответствии с утвержденной номенклатурой. Хранить документы в неприспособленных для этой цели местах запрещается.

Рациональное размещение документов в процессе оперативного хранения достигается:

· разработкой плана (схемы) размещения документов;

· фиксацией учетных данных о размещении документов в соответствующей документации;

· распределением документов по местам хранения (шкафам, столам, полкам и т. п.) в соответствии с планом (схемой);

· обеспечением мест хранения документов соответствующими описями, номерами, ярлыками и т.п.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 4

Контроль за наличием и состоянием документов в процессе оперативного хранения осуществляется посредством:

· регулярных проверок наличия и состояния документов;

· проведения мероприятий по розыску документов, не обнаруженных в ходе проверок;

· проведения мероприятий по восстановлению первоначального состояния документов;

· выявления и устранения недостатков в системе оперативного хранения документов.

Контрольные мероприятия подразделяются на повседневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и полугодовые. Комплексная контрольная проверка наличия и состояния документов, состоящих на оперативном хранении, производится организацией не реже раза в год. Результаты проверки отражаются в соответствующем акте.

Подготовка документов к архивному хранению

Этапы подготовки дел к архивному хранению

Заключительным этапом оперативного хранения является подготовка документов к передаче в ведомственный или государственный архив.Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в организациях создаются ведомственные архивы, функции которых возлагаются на специально предназначенное для этой цели структурное подразделение (самостоятельное или в составе службы ДОУ), либо соответствующих должностных лиц. В дальнейшем документы, подлежащие хранению, передаются в госархивы.

Завершенные дела (документы), подлежащие по истечении срока оперативного хранения постоянному и (или) долговременному хранению, могут в течение двух (и более) лет оставаться по прежнему месту хранения для справочной работы. По истечении надобности в использовании указанных дел (документов) они подлежат сдаче в ведомственный архив.

Дела (документы) со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в ведомственный архив до истечения указанного срока (вследствие минования в них надобности) по решению руководителя организации.

Передаче дел (документов) в ведомственный архив предшествует их подготовка к переводу на режим постоянного хранения. Подготовка дел (документов) к сдаче в ведомственный архив включает:

· проведение экспертизы ценности дел;

· оформление дел;

· составление описей дел;

· составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 5

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся в течение краткого срока и затем выделяются к уничтожению. Решение вопросов об отборе документов на архивное хранение или о выделении документов к уничтожению в связи с истечением сроков хранения принимается по результатам проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности дел (документов) – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

· действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления;

· типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

· нормативно-методических документов Федерального архивного агентства России и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела.

Экспертиза ценности документовв организации проводится:

· в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

· в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности дел (документов) в организации создается экспертная комиссия организации (ЭК). В свою очередь, для осуществления контроля за деятельностью экспертных комиссий подведомственных организаций в соответствующих органах управления создаются постоянно действующие экспертные комиссии и центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Экспертная комиссия организации является совещательным органом, создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек и осуществляет свою деятельность на основании положения. Председателем экспертной комиссии должен быть назначен один из руководящих работников организации, отвечающий за работу службы ДОУ и (или) архива.

Заседания ЭК проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения, принятые в ходе заседаний, подлежат утверждению руководителем организации.

Протоколы ЭК, содержащие решения об одобрении проектов номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения.

Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков их хранения. Экспертиза предусматривает полистный просмотр дел (документов), подлежащих передаче на ведомственное хранение, по месту их оперативного хранения. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.

На основании экспертизы ценности производится обоснованный отбор:

· документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения – для передачи в архив;

· документов с временными сроками хранения (с пометкой «До минования надобности») – для дальнейшего хранения в структурных подразделениях до минования в них надобности;

· документов, не представляющих практической и (или) научно-исторической ценности, сроки хранения которых истекли, – для передачи на уничтожение.

По результатам экспертизы ценности составляются описи дел (документов) постоянного и долговременного хранения, а также акты о выделении документов и дел с истекшими сроками временного хранения и не представляющими практической (научно-исторической) ценности к уничтожению.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 6

Оформление (дооформление) дел производится в местах их формирования под методическим руководством архива, на хранение в который предполагается передать дела.

В зависимости от предполагаемых сроков хранения оформление дел может быть полным или частичным. При этом дела постоянного хранения, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, дела временного хранения – частичному оформлению. Полное оформление дела включает:

· проверку соответствия содержания документов, включенных в дело, заголовку дела по утвержденной номенклатуре;

· проверку правильности оформления и полноты (комплектности) включенных в дело документов;

· перегруппировку документов в прямом хронологическом порядке;

· проверку (присвоение, переоформление) нумерации листов в деле;

· подшивка документов в дела;

· составление внутренней описи документов в составе дела (с учетом перенумерации);

· оформление заверительной надписи дела;

· уточнение заголовка дела;

· дооформление обложки дела (с учетом даты закрытия).

Проверка соответствия содержания документов, включенных в дело, заголовку дела по утвержденной номенклатуре, производится путем сличения заголовков документов с заголовком соответствующего дела. Документы, ошибочно включенные в дело, изымаются и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Проверка правильности оформления и полноты (комплектности) включенных в дело документов производится прочтением отметок об исполнении документов и помещении их в дела, а также сличением сведений о комплектности (составе) документов, помещенных в дело, с их фактической комплектностью (составом). По результатам проверки при необходимости производится дооформление отметок и доукомплектация документов.

Перегруппировка документовв прямом хронологическом порядке производится в делах, в составе которых документы должны храниться в прямом хронологическом порядке.

Проверка нумерации и, если требуется, ее присвоение (переоформление) производится с целью выявления и устранения ошибок в нумерации, обеспечения их сохранности, а также для закрепления установленного порядка их расположения. При необходимости нумерация уточняется либо изменяется если при оформлении дела изменяется порядок расположения документов внутри дела (например, с обратного хронологического на прямой хронологический или наоборот).

Нумерации подлежат все листы документов в составе дела, за исключением листа-заверителя дела и внутренней описи дела. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются отдельно и пределах каждого тома или части дела.

Нумерация производится в правом верхнем углу листа простым карандашом. При этом:

· фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

· подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в последовательности конверт, вложение (вложения) в данном конверте.

· листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

· сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

· лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

· подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;

· в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняет­ся в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

К внутренней описидокументов дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Оформление заверительной надписи производится в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. Примерная форма листа – заверителя дела представлена на рисунке 12.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываете количество листов в данном деле, а также особенности состава и состояния отдельных документов (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.) и его формирования (например, замену по определенным причинам подлинников копиями).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Рисунок 12 – Примерная форма листа-заверителя дела

Подшивка документов в делаи переплет дел производятся с учетом указанных ранее требований к количеству листов в составе дела и его толщине. Подшивка производится в папки установленного образца с твердой обложкой, снабженные приспособлениями для скрепления листов, либо обычным способом (на 4 прокола). В отсутствие папок твердые обложки, в которые помещаются документы, переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов предварительно удаляются металлические скрепления (булавки, скрепки).

Дооформление обложки дела предусматривает простановку данных о соответствующих реквизитах (рисунок 8). Оформление указанных реквизитов производится следующим образом:

· наименование организации – указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (указывается в скобках после полного наименования);

· наименование структурного подразделения организации – указывается в соответствии с данными утвержденной организационной структуры;

· индекс дела и заголовок дела – указываются в соответствии с данными утвержденной номенклатуры дел;

· дата дела – указываются год(ы) заведения и окончания (закрытия) дела, число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца – словом). При этом на обложке дела, включающего документы за более ранние годы, чем год образования дела (так вызываемом переходящем деле), делается соответствующая запись, например: «Имеются документы за 2004-2005 гг.». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части);

· срок хранения дела – переносится на обложку дела из утвержденной номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков хранения;

· количество листов в деле – указывается в соответствии с данными, содержащимися в заверительной надписи.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 7

Описи дел организации составляются ежегодно и отдельно на:

· дела постоянного хранения;

· дела долговременного хранения;

· дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.). Описи на дела по личному составу (личные дела) могут составляться за несколько лет с валовой нумерацией дел.

Допускается включать в опись дела за несколько лет в организациях с небольшим объемом переписки.

На дела временного хранения описи не составляются. Эти документы включаются в акт о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения, составляемый на дела всей организации.

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В дальнейшем на основании указанных описей дела (документы) передаются в ведомственный архив. Последний, в свою очередь, на основе указанных описей формирует так называемую сводную опись, на основании которой дела (документы) передаются на государственное хранение.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются:

· регистрационно-контрольные карточки на документы;

· регистрационные журналы (книги);

· другие регистрационные формы применяемые в организации.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет включительно передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Такие дела подлежат лишь частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Вопросы для самопроверки:

1. Понятие, необходимость и этапы оперативного хранения документов.

2. Понятие «дело».

3. Каково функциональное назначение и каковы виды номенклатуры дел?

4. Порядок разработки номенклатуры дел организации.

5. Оформление и содержание номенклатуры дел.

6. Что включает в себя оформление дела в день его заведения?

7. Признаки формирования документов в дела и правила оформления заголовков дел.

8. Требования и особенности формирования документов в дела.

9. Каков порядок выдачи документов во временное пользование?

10. Каковы основные условия хранения документов?

11. Кто и как осуществляет контроль за наличием и состоянием документов в процессе оперативного хранения?

12. Перечислите этапы подготовки дел к архивному хранению.

13. Порядок проведения экспертизы ценности дел.

14. Что включает в себя полное оформление дела?

15. Что такое опись документов дела, что она включает и как составляется?

16. Что содержит лист-заверитель дела, кто его составляет?

17. Правила подшивки документов в дела и переплет дел.

18. Какую информацию содержит обложка дела?

19. Порядок и правила оформления внутренних описей дел организации.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 8

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

ЛЕКЦИЯ 12

Документация системы менеджмента качества

Документирование системы менеджмента качества. Иерархия и виды документации системы менеджмента качества.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 9

Документирование системы менеджмента качества предусматривает разработку документов, необходимых для построения, функционирования, проверки и постоянного улучшения системы менеджмента качества (СМК). Наличие в организации утвержденной документации СМК придает системе официальный статус и делает её видимой не только для пользователей документацией, но и для проверяющих и заинтересованных сторон организации. Результативность и эффективность СМК во многом зависят от того, насколько качественно она документирована.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования»требует наличия в организации документированной системы менеджмента качества, но не системы документов. Предназначение документации СМК:

а) Передача информации

Тип документации и степень документированности организации зависят от характера продукции и услуг, природы процессов организации, степени формализации системы коммуникаций, уровня коммуникативных навыков внутри организации, а также ее организационной культуры.

б) Подтверждение соответствия – как свидетельство того, что запланированное было действительно выполнено.

в) Распространение знаний – надлежащим образом распространять и сохранять опыт организации.

Согласно ГОСТ Р ИСО 9000-2001«Системы менеджмента качества. Общие положения и словарь», документ – это информация и соответствующий носитель. При этом под информацией понимаются значимые данные, т.е. данные, обладающие способностью сохранять свою ценность (необходимость, полезность) для пользователя в течение определенного времени. В СМК значимые данные выступают в виде требований к характеристикам продукции, процессам и системе в целом, а также в виде планов (программ) и свидетельств, полученных в ходе мониторинга, измерений, контроля и аудита. Носителем информации служит материал, на котором записана информация и который обеспечивает её сохранение и воспроизводство. При этом носитель может быть бумажным, магнитной лентой, оптическим диском, фотографией, шаблоном образца и др. Таким образом, термин «документированный» не означает только «написанный».

Отдельные документы, как и вся документация СМК, представляют собой интеллектуальную собственность организации и являются её информационным ресурсом. Документы являются средством закрепления найденных в организации решений по выполнению необходимых действий в СМК, а также свидетельствами этих действий и достигнутых результатов.

Документирование СМК позволяет организации решать такие задачи, как:

· установление требований к осуществлению процессов;

· подготовка новых работников по вопросам функционирования и важным характеристикам процессов и СМК (документы выступают хранителями корпоративной памяти, обеспечивают преемственность в системе);

· обеспечение воспроизводимости и прослеживаемости выполнения процессов;

· проведение измерений и аудита;

· оценивание достигнутых результатов, анализ, пересмотр и улучшение процессов и системы менеджмента;

· оценивание результативности и пригодности СМК.

Специалистами «Конфлакса» разработаны следующие 12 положений по документированию СМК:

1. Ценность документов СМК и степень доверия к ним определяется значимостью заключенной в них информации.

2. Сколько бы усилий не было вложено в разработку документов СМК, их ценность проявляется лишь тогда, когда они оказываются в нужное время в нужном месте.

3. Полезность документов СМК определяется практической потребностью в этих документах, а также знаниями, опытом и восприятием их пользователей.

4. Любой документ СМК следует воспринимать как продукт интеллектуальной деятельности, требующий уважительного отношения к себе вне зависимости от того, в какую форму он обличен.

5. Эффективность использования документов СМК зависит не столько от их ценности, сколько от того, как они применяются пользователями.

6. Внедренный документ СМК может до поры, до времени быть никому ненужным. Но это не означает, что документ «умер», он может оказаться «вполне живым» при возникновении спорной ситуации в сфере действия документа и при подготовке новых сотрудников.

7. Каждый документ СМК имеет своего разработчика, который несет ответственность за его содержание и своевременное обновление. Любой пользователь документа вправе подвергнуть его аргументированной критике и довести эту критику до сведения автора документа в установленном порядке.

8. Документы СМК обеспечивают преемственность деятельности в системе. С уходом сотрудников, разработавших эти документы, сами документы остаются и выступают хранителями корпоративной памяти.

9. Избыток информации в документе СМК также вреден, как и её недостаток.

10. Документом СМК может оказаться и то, что не предполагалось быть таковым. Например, непредусмотренные аудио- и видеозаписи, фотографии и пр.

11. Небрежно оформленный документ СМК может оказаться неэффективным в практике его применения. Проектировщики самолетов говорят, что некрасивый самолет не полетит, а математики – что некрасивый вывод уравнения свидетельствует о его неправильности.

12. Привычка к документам СМК на бумажном носителе не должна стать преградой к освоению документов на электронном носителе. Вместе с тем, создание документов на электронных носителях не должно переводить любые бумажные документы в разряд несоответствующих современным требованиям. Совершенно очевидно, что некоторые виды бумажных документов СМК (например, Политика в области качества, рабочие инструкции, записи и др.) ещё долгое время будут сохранять право на жизнь.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 10

По сфере действия документация СМК может быть структурирована по иерархическим уровням. Особенность иерархического построения документации СМК состоит в том, что, во-первых, документы более высокого уровня носят более широкий характер и для их утверждения требуется более высокий статус должностного лица. Во-вторых, документы более низкого уровня выступают своего рода средствами выполнения требований более высокого уровня. Если иерархия документов построена правильно, то выполнение каждого документа вносит необходимый вклад в достижение целей СМК.

Разработка структуры документации СМК должна предшествовать самой разработке документации. В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования» документация системы менеджмента качества должна включать:

а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;

б) руководство по качеству;

в) документированные процедуры, требуемые данным стандартом;

г) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;

д) записи, требуемые данным стандартом.

Исходя из этого в рамках СМК функционируют следующие виды документации, представленные в пяти уровнях:

· первый уровень – Политика в области качества, цели в области качества, Руководство по качеству (РК);

· второй уровень – документированные процедуры СМК;

· третий уровень – документация, обеспечивающая эффективное планирование, осуществление процессов и управление ими – управленческая документация и документация по виду деятельности организации;

· четвертый уровень – документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов – записи;

· базовый уровень – нормативно-правовая и нормативная документация.

Каждая организация сама определяет объем, структуру необходимой документации и ее носители. Это зависит от таких факторов, как вид и размер организации, сложность и взаимодействие процессов, сложность продукции, потребности потребителей и других заинтересованных сторон, законодательные и другие обязательные требования, другая действующая в организации документация, а также глубина, до которой необходимо подтверждать выполнение требований к СМК (ГОСТ Р ИСО 9000-2001). Для различных по назначению, структуре, уровню и важности для реализации стратегии процессов необходимо использовать свои подходы к документированию, методику и глубину их описания.

Если организация небольшая, то процесс создания документации СМК следует начинать с определения Политики в области качества и Руководства по качеству, а затем уже приступать к созданию документированных процедур. Если же организация имеет сложную структуру и значительное количество персонала (более 100), то можно начинать с разработки документированных процедур. Существует и третий вариант, документацию первого и второго уровня можно делать параллельно.

Как отмечается в ИСО/ТР 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества» в ИСО 9001:2000 имеется несколько требований, при выполнении которых организация может добавить ценность своей СМК путем использования других видов документов. В число таких документов включаются: карты процессов, планы качества, оргструктура, списки одобренных поставщиков, списки (перечни) продукции, рабочие инструкции. К этим видам документов могут быть добавлены и другие документы, используемые в практических условиях. Ниже приводятся краткие характеристики широко применяемых видов документов СМК.

Миссия, видение и базисные ценности организации имеют опосредованное, но весьма существенное отношение к документации СМК, так как выступают в виде входов в Политику в области качества.

Политика в области качества представляет собой документированное заявление (декларацию) об общих намерениях и ключевых направлениях деятельности организации в области качества, официально сформулированные её высшим руководством. Уже из названия данного документа видно, что он носит сугубо политический характер и предназначен как для внутреннего, так и внешнего использования.

Политика в области качества даёт возможность персоналу организации, а также всем заинтересованным сторонам (будь то потребители, акционеры, деловые партнеры, поставщики или общество) получить четкое представление об отношении руководства организации к качеству. По ней можно судить о месте, которое занимает или стремиться занять организация среди производителей аналогичной продукции. Отсутствие Политики делает деятельность организации в области качества неопределенной и непредсказуемой. Политика в области качества является основой для постановки долгосрочных целей в области качества, а, следовательно, и для выработки стратегии, ориентированной на будущее организации.

Цели в области качества – то, чего добиваются или к чему стремятся в области качества. Такие цели определяют необходимое (желательное, возможное) состояние деятельности организации в области качества в определенный период времени.

Руководство по качеству (РК) – документ, описывающий систему менеджмента качества организации. Руководство по качеству выступает в роли обобщающего документа системы и служит справочником для персонала и внешних организаций. Для малых предприятий Руководство по качеству может выступать не только в роли справочника, но и рабочего документа. Требования Руководства по качеству являются обязательными для всех руководителей и сотрудников организации. В ряде случаев Руководство по качеству используется в презентационных целях организации.

Процедура качества (ПК), документированная процедура (ДП) – документ, устанавливающий способ осуществления деятельности или процесса. Слово «процедура» происходит от лат. procedure - «продвигаться». ДП делятся на два вида: шесть обязательных ДП согласно ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (управление документацией, управление записями, внутренние аудиты, управление несоответствующей продукцией, корректирующие действия, предупреждающие действия), с помощью которых осуществляется управление каждым процессом и всей СМК и определяемые самой организацией дополнительные ДП, описывающие процессы. Для подразделений, выполняющих процесс полностью документированную процедуру его осуществления можно включить в Положение о структурном подразделении.

Инструкция качества (ИК) – документ, устанавливающий правила выполнения определенной деятельности в области качества. Как правило, все ИК разрабатываются в развитие процедур качества.

Примерами ИК могут служить: «Построение, изложение и оформление процедуры качества», «Построение и оформление отчета по результатам анализа системы менеджмента качества», «Порядок анкетирования потребителей» и др.

Стандарт предприятия (СТП) – нормативный документ, принятый субъектом хозяйствования и устанавливающий для многократного использования правила, касающиеся различных видов деятельности. Являясь традиционным для отечественной практики видом внутреннего документа, СТП используется многими российскими организациями при разработке системы менеджмента качества взамен процедур качества. Определенным достоинством СТП является то, что в нем одновременно можно устанавливать и нормативные требования, и инструктивные нормы.

Методика качества (МК) – документ, устанавливающий один или несколько методов (приемов) выполнения требований к определенной работе в области качества. Примерами МК могут служить: «Методика оценки и выбора поставщиков», «Методика оценки качества обучения», «Методика анализа дефектов и отказов продукции» и др.

К нормативно-техническим документам (НТД) относятся документы, устанавливающие технические требования к самой продукции (технические условия на продукцию, технические задание на продукцию), а также документы, устанавливающие технические требования к изготовлению и эксплуатации продукции (чертежи, технологические карты, инструкции по эксплуатации продукции и др.).

План качества (ПлК) - документ, определяющий, какие процедуры и соответствующие ресурсы, как и когда должны применяться к конкретному проекту, продукции, процессу или контракту. В план качества могут включаться ссылки на процедуры процессов менеджмента качества и технические документы. Разработка планов качества является, как правило, частью планирования качества. Подобными частями планирования могут быть программа и проект качества.

Программа качества обычно определяет развитие одного из важных аспектов системы менеджмента качества. Это может быть программа внутреннего аудита, программа улучшения процесса, программа совершенствования СМК.

Проект качества отличается от программы тем, что, ориентируясь на установленную стоимость, график выполнения, включает организационные, технические и финансовые параметры, т.е. характеризуется высоким уровнем конкретной проработки. Обычно проекты связаны с созданием и продвижением на рынок новых товаров. Частью планирования могут быть и привычные для отечественной практики планы мероприятий, объектом которых является качество. Планы (программы) мероприятий по качеству по своему характеру могут быть организационными и организационно-техническими. Они могут быть связаны с достижением целей в области качества, с совершенствованием системы менеджмента качества, с процессами, с деятельностью подразделений организации, с работой инициативных творческих групп (в частности, групп качества), с индивидуальной деятельностью сотрудников и др. Планы (программы) мероприятий по качеству могут быть частями более общих планов организации (например, бизнес-планов).

Карта процесса (КП) – документ, содержащий основные характеристики процесса. Являясь самостоятельным документом, карта процесса выступает как его своеобразный паспорт, позволяющий его владельцу и руководителю идентифицировать свой процесс. Полный состав карт, соответствующих количеству охватываемых системой менеджмента качества процессов, является организационным средством для выявления взаимосвязи этих процессов.

Диаграмма процесса (ДП) – схематическое изображение установленной последовательности выполнения процесса. Диаграмма процесса, как и карта процесса, может быть как частью документированной процедуры, так и самостоятельным документом. Диаграмма процесса позволяет визуалировать процесс, т.е. дать наглядное представление о его ходе от начала до конца подобно тому, как это отображается в схеме технологического процесса. Вместе с тем, она является инструментом, позволяющим определять места (точки) для измерения, анализа и улучшения процесса.

Рабочая инструкция (РИ) – детальное описание того, как исполнять и регистрировать задания. Рабочие инструкции описывают все работы, которые при отсутствии таких инструкций способны привести к неблагоприятным результатам. Рабочие инструкции могут выступать в виде: детальных описаний отдельных работ (например, входного контроля сырья, юстировки испытательного оборудования); шаблонов, приспособлений, схем и др. Рабочие инструкции могут содержать описание материалов, оборудования и документации, которые должны использоваться в работах. В необходимых случаях РИ включают критерии приемки работы. По своему характеру рабочие инструкции являются документами более низкого уровня, чем процедуры качества, инструкции качества и методики качества.

Матрица компетенции (матрица полномочий и ответственности) – графическая форма представления характера полномочий и ответственности должностных лиц при их совместной деятельности в СМК. В отличие от должностной инструкции и положения о подразделении, отражающих главным образом «вертикальные» отношения, матрица компетенции в четкой графической форме иллюстрирует «горизонтальные» отношения между должностными лицами и (или) подразделениями. Определяющим достоинством матрицы компетенции является её информационная наглядность, лаконичность, а также исключение случаев дублирования деятельности несколькими должностными лицами или подразделениями. Немаловажным фактором является и то, что с помощью матрицы могут быть созданы оптимальные условия для принятия менеджерских решений и повышена их содержательность и результативность. На основе матрицы компетенции могут устанавливаться или уточняться полномочия, ответственность и обязанности руководителей и специалистов организации в области качества, которые закрепляются в соответствующих должностных инструкциях и положениях о подразделениях.

Распорядительные документы по качеству включают в себя приказы руководителя организации, распоряжения высших должностных лиц и представителя руководства по качеству, решения Совета по качеству, касающиеся различных аспектов деятельности в СМК.

Существующие документы организации – внутренние документы, введенные в действие до разработки СМК, но имеющие непосредственное отношение к достижению соответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Сюда же, очевидно, могут быть отнесены и документы, на которые имеются ссылки в документах, разработанных в ходе создания СМК. К их числу могут относиться технические документы, документы по охране труда и промышленной безопасности, документы по охране окружающей среды и др.

Записи – документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи по конкретным объектам анализа в СМК принято называть данными о качестве. Данными о качестве являются характеристики входов и выходов процессов и измеряемые параметры процессов.

Данные о качестве становятся документами после того, как они фиксируются в специально разработанных формах (протоколах, актах, журналах, справках, отчетах, бланках, контрольных картах и др.), фотографиях, аудио- и видеозаписях. Записи можно разделить на три вида: первичные (исходные) данные о качестве, предназначенные для соответствующей обработки, результаты анализа первичных записей, предназначенные для анализа и оценивания продукции, процессов и СМК в целом и записи – решения по улучшению процессов, продукции.

В таблице 3 приведен перечень записей, требуемых ГОСТ Р ИСО 9001-2001. В практических условиях состав записей в СМК значительно больше.

Рассмотренные выше виды документов СМК отнюдь не исчерпывают всего их разнообразия. Вместе с тем большое видовое разнообразие документов не означает, что все они непременно должны использоваться в СМК. Возможен вариант, когда применение одного из рассмотренных видов может заменить сразу несколько других (например, стандарт предприятия может быть применен вместо таких видов документов, как процедура, инструкция и даже методика). Некоторые виды документов (карта процесса, диаграмма процесса, матрица компетенции) могут действовать самостоятельно или входить в состав других видов документов (например, в процедуру или в руководство по качеству). Выбор видов документов СМК остается за организацией.

Вопросы для самопроверки:

1. Каково предназначение документации СМК и какие задачи позволяет решать документирование СМК?

2. Перечислите двенадцать основных положений по документированию СМК?

3. Каковы требования ГОСТ Р ИСО 9001-2001 к документации СМК?

4. Перечислите уровни документации СМК и включаемые в них документы.

5. Охарактеризуйте широко применяемые виды документов СМК.

6. Что такое записи и на какие три вида их можно разделить?

7. Какие записи требуются стандартом ГОСТ Р ИСО 9001-2001?

Таблица – 3 – Записи, требуемые стандартом ГОСТ Р ИСО 9001-2001

Статья Требуемая запись
5.6.1 Анализ со стороны руководства
6.2.2д Образование, подготовка, навыки и опыт
7.1г Свидетельство того, что процессы создания продукции и произведенная продукция соответствуют требованиям
7.2.2 Результаты анализа требований, относящихся к продукции и действия, вытекающие из анализа
7.3.2 Разработка входных данных для проектирования и разработки
7.3.4 Результаты анализа проекта и разработки и любые необходимые действия
7.3.5 Результаты верификации проекта и разработки и любые необходимые действия
7.3.6 Результаты валидации проекта и разработки и любые необходимые действия
7.3.7 Результаты управления изменениями проекта и разработки и любые необходимые действия
7.4.1 Результаты оценки поставщиков и любые необходимые действия, вытекающие из оценки
7.5. 2г В соответствии с требованиями организации для валидации (подтверждения) соответствия тех процессов, результаты которых нельзя проверить посредством последовательного мониторинга или измерения
7.5.3 Идентификация продукции, для которой прослеживаемость является требованием
7.5.4 Собственность потребителей, которая была утрачена, повреждена или по другой причине стала непригодной для использования
7.6а Базисные данные, использованные для калибровки и проверки (верификации) измерительного оборудования, для которого не существует международных или национальных измерительных эталонов
7.6 Валидация предыдущих результатов измерения в случае несоответствия измерительного оборудования необходимым требованиям
7.6 Результаты калибровки и проверки измерительного оборудования
8.2.2 Результаты внутреннего аудита и последующие действия
8.2.4 Свидетельство лиц, разрешивших выпуск продукции
8.3 Характер несоответствия продукции и любые предпринятые действия, включая полученные уступки
8.5.2 Результаты корректирующих действий
8.5.3 Результаты предупреждающих действий

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

studopedia.ru

Принципы систематизации документов внутри дел

Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов внутри дела зависит скорость поиска документов во время их оперативного хранения, получения информации о порядке решения того или иного вопроса.

Документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.

Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу, изымают лишние экземпляры, черновики

В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).

Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены основные принципы группировки документов в первичные комплексы - дела:

1) хронологический,

2) номинальный (нумерационный),

3) предметно-вопросный (вопросно-логический),

4) алфавитный (авторский, корреспондентский),

5) объектовый,

6) экспертный.

1) Основной принцип систематизации документов- хронологический, при котором документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. Этот принцип используется в качестве определяющего, когда необходимо разделить документы по временным периодам (по кварталам или месяцам), например: Отчеты об отгрузке товаров за январь 2008 г.

2)Номинальный (нумерационный)принциппредполагает разделение документов, имеющих порядковую нумерацию, по видам – приказы, сводки, акты, протоколы, квитанции, накладные и т.п. Такая систематизация совпадает с хронологическимрасположением документов.

3)Предметно-вопросный (вопросно-логический) признак позволяет распределять документы по делам, исходя из направленности их содержания. Так, в разные дела выделяют документы по вопросам материального и финансового обеспечения, по планированию научно-технического развития и по планированию основной производственной деятельности, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу и т.д.

4) При алфавитнойсистематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных организаций, предложения, заявления, жалобы граждан и др. При этом возможны:

авторский признак - отнесение к одному делу документов за подписью одного автора (исполнителя), например, ведущего научного сотрудника или главного инженера;

корреспондентский– распределение по делам документов, направленных на имя одного адресата: должностного лица, организации и др.,

географический – распределение по разным делам документов, поступающих из различных населенных пунктов, регионов (или, напротив, направляемые в них). Например: Переписка с техникумами г. Калуги об организации летнего отдыха учащихся. Этот принцип по сравнению с вышеперечисленными используется реже.

5) Если число и состав корреспондентов достаточно стабильны, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования дел, т.е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т.д.), относящиеся к одной организации.

Например: Документы (контракты, акты, переписка) о сотрудничестве с предприятием «Заря» за 2008 год.

6) Кроме того, при раскладке документов в дела (т.е. при их классификации) обязательно учитываются сроки хранения документов - экспертный признак, так как документы с постоянным сроком хранения (и свыше 10 лет) и временными (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.

При классификации документов, как правило, используется несколько принципов.

Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Например: Приказы директора театра за 2008 год (номинальный, авторский, хронологический).

Лицевые счета сотрудников и другие документы по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Документы в личных делах обычно размещают в следующей последовательности:

· внутренняя опись документов дела;

· личный листок о приеме на работу;

· личный листок по учету кадров (или анкета);

· автобиография;

· копии документов об образовании;

· выписки из приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;

· дополнение к личному листку по учету кадров;

· другие документы, относящиеся к данному лицу.

Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Документы ограниченного доступа с графами «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально. Особый контроль» и т.д. формируют отдельно от остальных документов предприятия.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельные дела. Если они утверждены распорядительным документом и являются приложением к нему, то группируются вместе с указанным документом.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные листы группируют отдельно от их проектов. Они хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например бизнес-план на 2005-2009 гг. будет находиться в деле 2005 года.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу и кадровых приказов.

Протоколы разных коллегиальных органов формируются в разные дела (по хронологии и порядку номеров), например, протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров акционерного общества.

Коммерческие контракты между предприятиями также хранятся отдельно от трудовых контрактов (договоров) с работниками предприятия.

Квитанции, счета, наряды, накладные размещают внутри дела в порядке номеров.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 2

И обеспечение их сохранности

16.1. Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов.

16.2. Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях.

16.3. Хранение машиночитаемых документов и документов на магнитных носителях.

_______________________________________________

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 3

Делопроизводственное хранение документов организации начинается с момента завершения работы с ними, т.е. после принятия окончательного решения по затронутым в нем вопросам и его исполнения. Затем документ с отметкой об исполнении и направлении в дело подшивают в дело. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа и до сдачи в ведомственный архив.

Дела хранятся в структурных подразделениях по месту образования документов или в специально отведенных для этой цели помещениях. Конкретное место хранения зависит от формы организации ДОУ. В небольших учреждениях все дела могут храниться централизованно у секретаря. В крупных организациях дела хранятся в соответствии с номенклатурой дел и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях.

Хранение документов до экспертизы ценности документов и передачи их в архив в российской практике работы с документами называется оперативным. Оперативное хранение подразделяется на:

· хранение документов в процессе их исполнения,

· хранение уже исполненных документов.

1. Бумажные документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На заседание», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или в шкаф. Можно хранить документы в многоэтажных лотках для бумаг, но только при полной гарантии их сохранности.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать другому сотруднику.

2. Для хранения исполненных бумажных документовиспользуются папки различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель», используются только в оперативной деятельности, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым – сверху, а с более ранней – в конце (снизу).

Документы, оформленные в твердые папки-регистраторы, устанавливают на полках шкафов или на стеллажах в той последовательности, в которой они указаны в номенклатуре дел, достаточно плотно прижатыми друг к другу. Папки с документами располагают в вертикальном положении и ставят корешками наружу. При таком хранении основное давление направлено на корешок и листы документа внутри дела давления не испытывают, что благоприятно сказывается на сохранности документов. Вертикально стоящие дела обеспечивают быстрый поиск нужного дела, позволяют легко и удобно достать папку.

Конфиденциальные документы помещают в запирающиеся шкафы или сейфы для обеспечения их сохранности и исключения несанкционированного доступа к ним.

На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа прикрепляется копия номенклатуры дел. Последовательность расположения дел на полке должна точно соответствовать номенклатуре дел. При поиске документа сначала находят номер нужного дела по номенклатуре, а затем по номеру - папку с документами.

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробиты отверстия пропускают шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Если документы подшиты в паки с мягкими обложками, то ставить их вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края листов. Такие дела хранят горизонтально.

Это, с одной стороны, намного усложняет работу, но, с другой, дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности, а главное, документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в архив в том виде, как они сформированы в делопроизводстве без пересистематизации.

Возможно хранение документов в неподшитом виде в полностью закрывающихся папках, коробках, пластиковых конвертах – «файлах».

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в механических картотеках элеваторного типа, на вращающихся этажерках, на перемещающихся стеллажах. В последнее время все большее распространение получает система подвесного хранения документов в специальных шкафах.

Для дел, содержащих особо ценные документы (протоколы, приказы, личные дела и т.д.), составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая в начале дела. В нее вписывается каждый подшиваемый документ (его регистрационный номер, дата, краткое содержание и номер листа).

Нормативный срок хранения документов в делопроизводстве зависит от срока хранения документов, определенных перечнем. Дела с постоянным сроком хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет должны передаваться в архив ежегодно. В структурных подразделениях по месту создания документов они хранятся два-три года, не считая того года, в котором дело было заведено. Исчисление сроков хранения документов производится 1 января года, следующего за годом их окончания делопроизводством. Например, если дело закончено делопроизводством в 2006 году, то его хранение начинается с 1 января 2007 года.

Документы временного (до 10 лет) хранения находятся в структурных подразделениях до истечения срока их хранения, затем уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

Весь этот период за сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 4

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. Документ может быть вынут только лицом, ответственным за формирование и хранение дел. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются.

Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел за пределы учреждения разрешается его руководителем.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

Если дело выдается целиком, то составляется карта-заместитель, где указывается структурное подразделение, в которое выдано дело, индекс дела, дата выдачи и возвращения, фамилия и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Не допускается выдача документов, дел и изданий с грифом «ДСП» и др. для работы вне предприятия. Исключения делаются только с разрешения руководства предприятия в оперативно необходимых случаях для согласования и подписания документов под личную ответственность их исполнителей.

За утрату документов и нарушение правил их хранения и использования виновные должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Хранение машиночитаемых документов

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 5

Одна из главных задач, которую необходимо решить при использовании электронных документов в управлении, - обеспечение их сохранности (целостности и доступности) в текущей деятельности предприятия и в долговременной перспективе. Трудности обусловлены, прежде всего, особенностями эксплуатации и быстрым устареванием программного и аппаратного обеспечения, которые применяют для фиксирования информации в электронно-цифровой форме.

В Российской Федерации нормативная и методическая базы, регламентирующие требования и учитывающие своеобразие электронных документов при их оперативном и длительном хранении, в настоящее время находятся в стадии становления.

В «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» содержится указание о том, что сроки хранения электронных и бумажных документов должны быть одинаковы. Сроки хранения определенных электронных документов конкретного предприятия закрепляют в ее номенклатуре дел.

В 2006 г. ВНИИДАД подготовлены «Рекомендации о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов» (Кузнецов С.Л. Методические рекомендации по организации хранения электронных документов // Делопроизводство. - 2006. - № 4. -С. 48-52; Кузнецов С.Л. Организация хранения документов в электронной форме //Делопроизводство. - 2004. - № 4. - С. 47-50).

В организации необходимо учитывать информационные ресурсы и носители, которые содержат электронные документы.

В реестр электронных информационных ресурсов вносят сведения о каждом информационном ресурсе:

· реестровый (порядковый) номер;

· дата регистрации;

· полное и краткое название информационного ресурса (базы данных);

· названия, номера, даты нормативных документов - оснований для разработки и ввода в эксплуатацию информационного ресурса;

· применяемые офисное программное обеспечение, система управления базами данных (СУБД) или другое хранилище данных (например, Lotus Notes/Domino);

· язык разработки прикладного программного обеспечения;

· название подразделения, ответственного за хранение информационного ресурса;

· локализация (место нахождения) информационного ресурса, отдельно рабочего и резервных экземпляров (инв. номер сервера, рег. номер съемного или внешнего электронного носителя, путь к компьютерной папке с информационным носителем);

· дата записи на электронные носители (отдельно с рабочим и резервными экземплярами).

На каждый электронный информационный ресурс, находящийся в оперативном использовании, заводят карточку информационного ресурса. В нее периодически (еженедельно, ежемесячно или ежеквартально) вносят сведения по оперативному учету электронных документов.

Учет носителей информации в электронно-цифровой форме ведут в журнале (книге) поступления и выбытия электронных носителей, в которой указывают:

· дату поступления или выбытия носителя;

· при поступлении - регистрационный номер и индекс, тип, фирму-изготовитель, производственный (заводской) номер, емкость электронного носителя;

· при выбытии - регистрационный номер электронного носителя, причину выбытия, в какое подразделение выбыл, название, номер и дату документа, по которому выбывает носитель.

Индекс электронного носителя обозначают арабскими цифрами, он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и регистрационного номера носителя по журналу поступления и выбытия электронных носителей. Например: 04-056, где 04 - индекс структурного подразделения, 056 - регистрационный номер носителя.

В графе «Тип носителя» указывают вид и модель электронного носителя.

На 1 января каждого года подводят итог количества зарегистрированных и выбывших за год электронных носителей, находящихся в архиве на эту дату.

На сохранность электронных документов при их использовании и оперативном хранении влияют технологические факторы, определяющие бесперебойную работу аппаратного и программного обеспечения:

· стабильное электропитание;

· антивирусная защита;

· своевременное обновление операционной системы.

Но даже при соблюдении этих условий электронные документы не могут быть удалены или модифицированы, например, неосторожными или умышленными действиями работников. Вследствие наложения нескольких факторов может произойти аппаратный сбой, последствием которого будет потеря данных, централизованно хранящихся на сервере.

Чтобы избежать таких негативных последствий, обязательным условием работы с электронными документами является их резервное копирование:

· на внешний носитель - оптические диски с однократной записью и многократным считыванием, причем рекомендуется создавать два одинаковых диска и хранить их в разных местах;

· при включенной функции «верификации» для автоматической сверки с оригиналами записанных на диск файлов;

· на диски известных производителей, которые необходимо хранить в условиях защиты от внешних повреждающих воздействий.

Для резервного копирования баз данных копии делают периодически (ежедневно - в больших организациях, раз в неделю - в небольших организациях), и данные копируют на носители, допускающие многократную перезапись (чаще - на магнитную ленту).

Проверяют сохранность документов на внешних носителях выборочно, но не реже одного раза в год.

Важную роль в обеспечении сохранности электронных документов играет разграничение прав доступа.

В любой организации независимо от видов носителя документной информации имеются определенные ограничения по доступу к этой информации. Например, руководство имеет доступ ко всем документам, а рядовые сотрудники - толь к документам своего подразделения и документам общего доступа в организации.

Важный фактор сохранности документов в электронных архивах - правильный выбор самой автоматизированной системы. Необходимо учитывать, что технологические продукты неизбежно устаревают, а разработчики и поставщики услуг могут уйти с рынка этих программных продуктов. Поэтому рекомендуется приобретать программные продукты известных фирм, постоянно выпускающих новые версии программного обеспечения, с заключением контракта на последующее долгосрочное обслуживание системы.

Любой документ, в том числе и электронный, - это информация, зафиксированная на материальном носителе. Поэтому сохранность электронных документов при длительном хранениидостигается обеспечением:

· физической сохранности файлов с электронными документами;

· условий воспроизведения (считывания) информации в долговременной перспективе.

Проблема обеспечения физической сохранности файлов практически уже решена, причем для всех видов хранения (оперативного и архивного).

Для хранения в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители (в том числе и дискеты).

Оптические диски (CD,DVD) непритязательны в хранении и достаточно надежны в течение 10-15 лет. Главное - обращать внимание на репутацию фирмы и соблюдать режим их хранения.

Более 30 лет можно хранить информацию на Blue-RAY-дисках, емкость которых достигает 50 ГБ и которые уже сейчас выпускают многие фирмы.

Общие требования для хранения любых электронных носителей:

· размещение в вертикальном положении;

· защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления;

· защита от воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.

Возможность воспроизведения (считывания) информации электронных документов в долговременной перспективе зависит от программного обеспечения (операционной системы, систем управления базами данных, текстовых и графических редакторов и т.д.) и аппаратных устройств.

Несколько лет не выпускают компьютеры, считывающие пятидюймовые дискеты, а многие современные модели уже не содержат дисководы для трехдюймовых дискет. Жизненный цикл подобных технологий - около 10-15 лет. Поэтому желательно в течение этого срока копировать документы на новейшие типы электронных носителей.

Жизненный цикл программного обеспечения - 5-7 лет. Для основной массы делопроизводственных и финансовых документов, сроки хранения которых, как правило, не превышают 5 лет, зависимость от смены программного обеспечения несущественна.

Для электронных документов долговременного хранения смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности их просмотреть.

Особая проблема возникает при долговременном хранении электронных документов, подписанных ЭЦП (электронной цифровой подписью). Проверка подлинности электронного документа, подписанного ЭЦП, становится невозможной после смены технологической платформы или бесполезной после утраты юридической силы сертификата средства ЭЦП.

Но главная проблема при проверке подлинности электронных документов с ЭЦП состоит в том, что ЭЦП неразрывно связана с форматом документа. При переформатировании электронного документа (что неизбежно при длительном хранении) проверка подлинности ЭЦП становится невозможной. Четких рекомендаций для решения этой проблемы пока нет ни в нашей стране, ни за рубежом.

К потере данных в электронном документе может привести и такая технологическая процедура, как сжатие файлов (архивирование файлов). Архивируют файлы с помощью специальных программ для уменьшения их размера. При этом экономится место на носителе информации при хранении файлов и они быстрее передаются по коммуникационным каналам. При длительном хранении электронных документов в архивированном виде необходимо также учитывать возможности устаревания программного обеспечения.

В России опыт комплектования архивов электронными документами практически отсутствует. Поэтому для предотвращения негативных последствий, связанных с утратой или повреждением важных электронных документов, руководитель организации обязан учитывать проблемы, возникающие при их длительном хранении, уже на этапах принятия решения о создании и дальнейшем использовании управленческих документов в электронном виде.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 6

Наименование структурного подразделения

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Дело _________________________

(№ и заголовок)

Опись ________________________

(№ и название)

Фонд _________________________

(№ и название)

Выдано _______________________ __________________________

(дата выдачи) (кому выдано)

Во временное пользование до _______________________________

(дата возврата)

Наименование должности лица,

Выдавшего дело подпись И.О. Фамилия

________________________________________________________________________________

ФОРМА ЛИСТА-ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДОКУМЕНТА

Вид документа _____________________ Дата __________________ Индекс _____________

Автор ________________________________________________________

Заголовок (или краткое содержание документа) ______________________________________

________________________________________________________

Выдал Получил

______________________________________ _______________________________

(наименование должности лица, (наименование должности лица

______________________________________ _______________________________

выдавшего документ) (получившего документ)

Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия

Дата Дата

Тема 17. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

17.1. Понятие «экспертиза ценности». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Задачи экспертизы ценности документов. Этапы проведения экспертизы ценности документов.

17.2. Принципы и критерии отбора документов на хранение.

17.3. Организация и технология экспертной службы. Система экспертных органов. Работа центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) учреждения. Положение об ЭК. Права и функции комиссии, организация работы и документирование деятельности.

17.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

17.5. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

____________________________________________________

Понятие «экспертиза ценности». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы.

Задачи экспертизы ценности документов.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 7

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

· проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

· оформление дел;

· составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

· обеспечение их сохранности;

· передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или архив, являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.)

В процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий создается огромное количество документов, ценность информации которых различна.

Большая часть документов имеет краткосрочное оперативное («разовое») значение (заявление, докладная записка) и теряют свою актуальность сразу после составления.

Другие документы (например, приказы по основной деятельности, по личному составу и др.) содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет.

И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научном и практическом отношении в течение неограниченно долгого времени. Такие документы должны храниться постоянно.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специально подготовленных работников. К тому же, весьма сложно сориентироваться в таком количестве бумаг и оперативно найти нужный документ среди множества аналогичных и других документов.

В связи с этим, следует систематически проводить экспертизу ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного и иного значения документов «с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения» (ГОСТ 16.487-88. С.7).

Нормативно-методологической основой экспертизы ценности документов являются разработки Росархива и других учреждений Государственного архива службы РФ, в которых определены сроки хранения, разработана методика проведения экспертизы и оформления ее результатов.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

· Перечень типовых документов, образующихся в результате деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;

· Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы РФ;

· Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы РФ.

Типовые перечни, разумеется, не могут предельно полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень существует, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

· отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

· отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

· выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

· установление или изменение сроков хранения документов.

Работник службы ДОУ должен, прежде всего, выяснить, сдает ли его организация документы на государственное хранение или нет. Это можно узнать в государственном, областном или районном архивах.

Если организация сдает документы на государственное хранение, то проведение экспертной комиссии будет проходить с участием работника этого архива. Если же документы в государственный архив не сдаются, то экспертиза проводится делопроизводственной службой.

Документы каких организаций сдаются на государственное хранение?

Это определено в Основах законодательства РФ об архивах. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории государства архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, то есть фонды как государственных, так и негосударственных организаций.

Архивный фонд РФ разделен на 2 части:

1) государственную (документы федеральных органов государственной власти и управления, учреждений и организаций федеральной собственности);

2) негосударственную (документы организаций, находящихся в частной собственности).

Отнесение документов к составу архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы РФ.

Частные фирмы также должны придерживаться общих правил проведения экспертизы и отбора документов на хранение.

В последнее время многие фирмы начали создавать свои собственные архивы для хранения документов.

Правильное определение ценности документов требует знания истории учреждения, его функций, задач, структуры, информационных связей с другими организациями, системы делопроизводства.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

1) Первый этап определения ценности документов осуществляется делопроизводственной службой в процессе работы с документами:

· при составлении номенклатуры дел, когда предопределяются сроки хранения созданных документов;

· при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

· при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

2) Второй этап экспертизы ценности уже самих документов проводится в ведомственном архиве при подготовке документов к сдаче в архив учреждения.

3) Третий этап проводится на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (производится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива).

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 8

При проведении экспертизы ценности документов следует основываться на выработанных теорией и практикой архивного дела принципах.

Принцип историзма требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов, предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. Таких критериев много. Одни из них - главные, другие - вспомогательные, но применяются они в совокупности. В этом - одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки.

В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы:

1) критерии происхождения - роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов;

2) критерии содержания - значимость события, отраженного в документе; значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах;

3) критерии внешних особенностей - юридическая достоверность документа, т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документа.

Важнейшими критериями при экспертизе ценности документов являются:

Значимость учреждения или лица, которые создали документ. В процессе развития государства создаются учреждения, организации, предприятия с разнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданных в них, определяется, прежде всего, значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и других отраслей жизни общества.

Органы государственной власти и управления создают документацию, отражающую деятельность государства, научные учреждения - научно-технический прогресс, производственные объединения - развитие экономики и т.п.

Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийный и государственных деятелей, ученых, военачальников, писателей, художников и других выдающихся лиц.

Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов. Архивные учреждения занимаются сбором старых документов, принадлежащих журналистам, краеведам, историкам, чьи исследования могут помочь изучению истории родного края.

Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп:

· личные документы,

· документы, созданные фондообразованием, - научные, творческие и др.,

· переписка - деловая и личная,

· документы, собранные лицом, - коллекции,

· дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны.

Значимость содержания документов. Этот критерий применяется во всех случаях. В общем массиве документов можно выделить две группы:

1) документы, отражающие основную деятельность учреждения;

2) документы, играющие вспомогательную роль.

К первой группе документов относятся:

· уставы,

· регламенты,

· правила,

· положения,

· инструкции,

· штатные расписания;

· приказы по основной деятельности;

· перспективные и годовые планы,

· сводные отчеты,

· доклады, обзоры,

· протоколы совещаний, собраний, заседаний,

· некоторые директивные указания вышестоящего органа ,

· указания, направляемые подчиненным организациям,

· материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра,

· часть материалов по изобретательству и рационализации,

· некоторые материалы по технике безопасности и др.

Документы, относящиеся ко второй группе, как правило, численно превосходят первую группу. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение, например, значительная часть документов по личному составу. Подавляющее же большинство документов теряет свое оперативное и справочное значение через один год - пять лет. Это документы бухгалтерской отчетности и учета, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.

Время и место образования документа. Эти два критерия, как правило, применяются по отношению к документам прошлого.

В истории нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства: периоды Отечественной войны 1812 г., первой революции 1905-1907 гг., февральской буржуазно-демократической революции 1917 г., Великой Октябрьской социалистической революции, гражданской войны и иностранной интервенции, коллективизации сельского хозяйства и социалистической реконструкции народного хозяйства, Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.

Необходимо было сохранить комплексы документов, которые наиболее полно и всесторонне освещали эти периоды. Задача была достаточно сложная, поскольку в военные периоды создавалось меньше документов, характерных для мирного времени. Кроме того, были утеряны или погибли массы документов. Поэтому при отборе документов на государственное хранение архивисты проявляли максимум внимания и осторожности, принимая в ряде случаев в государственные архивы второстепенную документацию не только для возмещения утраченных основных документов, но и для освещения отдельных событий.

Критерий времени применяется и по отношению к современным документам. В деятельности каждого учреждения, предприятия, организации есть периоды, которые имеют особое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий. Документы за этот период также требуют особого внимания при экспертизе ценности, и на государственное хранение отбирается большее количество документов, чем в обычные годы.

Критерий места происхождения документов тесно связан с критерием времени: при оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания, например, документы хозяйственного характера, созданные в период Великой Отечественной войны в прифронтовых городах и населенных пунктах, могут представлять значительный интерес. Большую ценность имеют все документы, созданные на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах.

Критерий места применяется и в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то области, края, республики.

Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения. Подлинники таких документов направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, другие организации и т.д.

Копии писем, отправляемых организацией, должны быть заверены, иметь дату и номер. Это правило выполняется в большинстве учреждений, однако нередки случаи, когда остающиеся в организации копии документов, недооформлены: в них имеются неисправленные ошибки, отсутствуют даты и подписи и пр.

Работникам делопроизводства необходимо строго соблюдать требования своевременного оформления копий отправляемых документов, в первую очередь, документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов, так как и в публикациях, и в ссылках на основание при выдаче справок отметка «незаверенная копия» снижает ценность источника.

Юридическая сила документа. Этот критерий тесным образом связан с критерием подлинности, поскольку юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные подлинники.

Имеются и некоторые категории документов, у которых юридической силой обладают вторые и третьи экземпляры (например, договоры, акты), копии (удостоверения об образовании, акты гражданского состояния), выписки (например, из протокола, приказа, решения). Однако такие документы представляют ценность только при условии их правильного оформления.

Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов во всех учреждениях. Дублетный документ - это один из экземпляров документа, размноженного с оригинала. Цель такого тиражирования - рассылка учреждениям или структурным подразделениям.

Размноженные документы бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, с помощью другой множительной техники и даже изготовленные типографским способом.

Если при отборе на государственное хранение преимущество отдается подлинникам или заменяющим их копиям, то для повседневной работы в канцелярии и в архиве учреждения целесообразно использовать дублеты. Прежде всего, это касается документов, которыми постоянно пользуются: планов, приказов (особенно по личному составу), нормативов и др. Для того чтобы сохранить основные экземпляры в хорошем состоянии, следует иметь дублеты, которые можно будет уничтожить за минованием надобности.

Организация и технология экспертной службы. Система экспертных органов. Работа центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) учреждения. Положение об ЭК. Права и функции комиссии, организация работы и документирование деятельности

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций, в крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК),которые занимаются отбором и передачей документов на государственное хранение, контролируют подведомственные организации и оказывают им методическую помощь, а также объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений.

ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Основными функциями ЭК являются:

· организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

· рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу;

· рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;

· рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

· рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

· подготовка и внесение на рассмотрение экспертно-проверочных комиссий соответствующих учреждений государственной архивной службы РФ предложений об установлении и изменении сроков хранения документов.

Основными функциями центральных ЭПК являются

· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно-методических материалов по делопроизводству и архивному делу (например, типовых и примерных номенклатур дел; перечней документов с указанием сроков хранения; инструкций по делопроизводству и т.п.);

· рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;

· рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

· проведение инструктажа, консультаций, осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль в количестве не менее трех человек.

В состав ЭК включаются обязательно:

· заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив;

· заведующий службой документационного обеспечения (заведующий канцелярией), руководитель бухгалтерии.

В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной службы РФ, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель учреждения.

В ряде случаев, оговоренных в Основных правилах работы ведомственных архивов, руководитель организации утверждает протоколы ЦЭК (ЭК) только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы РФ.

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводиться систематически (не реже 2-х раз в год). В течение года члены экспертных комиссий должны проверять правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения - к уничтожению.

Члены экспертных комиссий проверяют правильность проведения этой работы. При этом они должны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и обязательно полистно проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения которых вызывает какие-либо сомнения.

Проведение экспертизы ценности.В зависимости от значимости документов, устанавливаются следующие сроки их хранения: постоянныеили временные (один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.).

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Срок хранения исчисляется на 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Отбор документов предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 9

Уничтожение - один из этапов жизненного цикла всех управленческих документов в организации, за исключением документов постоянного хранения. Когда документ полностью выполнил свои функции и истек срок его хранения, он должен быть уничтожен.

В соответствии с международным стандартом ИСО 15489:

уничтожение всегда должно быть санкционированным;

· запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущим или возможным судебным искам или расследованиям;

· уничтожать документы необходимо с соблюдением конфиденциальности содержащейся в них информации;

· должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые копии, резервные копии и копии для длительного хранения.

Основная проблема, которая возникает при целенаправленном уничтожении документов, - это исключение возможности восстановления содержащейся в них информации. Самый надежный способ для этого - уничтожение информации вместе с носителем. Если носитель не уничтожить, то со временем найдется способ извлечения ранее записанной информации.

Основные методы уничтожения бумажных документов:

· сжигание,

· химическая обработка,

· шредирование,

· закапывание.

Сжигание - простой и не требующий дорогостоящего оборудования способ уничтожения документов, который при правильном использовании гарантирует полное уничтожение.

При химической обработке бумага размягчается и превращается в бумажную массу. Этот метод надежен и его часто используют в сочетании со шредированием. Недостатки метода:

· необходимость приобретения специального оборудования и химических реактивов или же обращения к услугам специализированных фирм,

· длительность процесса уничтожения и его относительно высокая стоимость.

Шредирование - наиболее популярный в настоящее время метод уничтожения бумажных документов. Метод относительно дёшев (возможно использование недорогих шредеров, а бумажная обрезь может быть даже сдана в макулатуру), экологичен и достаточно надежен.

Для уничтожения документов этим методом можно прибегать к услугам специализированных фирм, но в этом случае необходимо контролировать процесс полного уничтожения.

Закапывание как метод уничтожения документов не является надежным, поскольку срок их полного уничтожения зависит от природных условий и нет гарантий, что документы не попадут в руки злоумышленников.

Для уничтожения электронных документов применяются специфические методы.

Метод перезаписи или стирания - не слишком надежный способ уничтожения информации электронного документа. Специалисты по защите информации рекомендуют проводить перезапись не менее 7 раз, а некоторые настаивают на 35-кратной перезаписи. Но даже в этом случае, если носитель неисправен и содержит нечитаемые зоны, информация на нем не может быть уничтожена.

Достоинства этого метода - возможность повторного использования носителя и невысокая стоимость программного обеспечения и специального оборудования.

Воздействие на рабочую поверхность носителя магнитным полем (размагничивание) - применимо к жестким дискам, аудио- и микрокассетам, видеокассетам, дискетам, картриджам с магнитной лентой. При этом дальнейшее использование размагниченных носителей становится невозможным. При недостаточной мощности импульса или неправильной установке диска впоследствии возможно частичное восстановление информации.

Приборы для размагничивания выпускают разной производительности, для их применения не требуется специальных навыков, а сам процесс происходит очень быстро.

Механическое уничтожение носителя электронной информации - наиболее надежный способ уничтожения электронных документов. Для этого могут применять шредирование, механическое повреждение, расплавление носителя, химическую обработку носителя реагентами.

С помощью технологии управления авторскими правами на информацию электронный документ при пересылке конкретному адресату можно защитить от дальнейшего распространения, копирования, печати. Получателю могут быть предоставлены права просмотра, рецензирования или редактирования документа. Может быть установлен срок действия сообщения, по истечении которого документ невозможно будет просмотреть или изменить.

Сложнее всего уничтожить информацию, которая каким-либо образом из компьютера, подключенного к глобальной или локальной сети, попала в Интернет.

Как правило, в организации большинство электронных документов распространяется в виде копий, не контролируемых службой ДОУ. Они одновременно могут существовать на разных видах носителей: дискеты, жесткий диск, флэш-память, сим-карта телефона, смарт-карта и др. Поэтому уничтожение всех этих копий становится серьёзной проблемой.

В организации должен быть разработан регламент по уничтожению электронных документов. В нем необходимо отразить весь комплекс организационных, технических и других мер, а также распределить ответственность за проведение работы с различными видами носителей и в разных структурных подразделениях.

Весь ход уничтожения должен быть задокументирован. Желательно фиксировать: кто, когда, каким способом провел уничтожение, кто выполнил проверку. В ответственных случаях ведут фотографирование или видеозапись процесса уничтожения.

На предприятии метод уничтожения документов необходимо выбирать на основе сравнения возможных рисков: негативных последствий (утечки информации) при несанкционированном восстановлении документов и стоимости методов уничтожения.

Наименование организации   УТВЕРЖДАЮ
ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.200__ № Санкт-Петербург О постоянно действующей экспертной комиссии   Генеральный директор _________И.О.Фамилия 00.00.200__ М.П.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 10

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности Компании.

1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом при Начальнике Управления делами ООО «ДИН». Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Генеральным директором Компании. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

Экспертная комиссия возглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

Основные задачи ЭК

2.1. Основными задачами ЭК являются:

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.3. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению

2.4. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 11

В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и уничтожения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Компании и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.

3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.3.1. на утверждение Генерального директора Компании: описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

3.3.2. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 12

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.

4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 13

5.1. Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте другими структурными подразделениями.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Компании.

5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на председателя комиссии – начальника Общего отдела.

Начальник Общего отдела подпись И.О.Фамилия

Начальник Управления делами подпись И.О.Фамилия

Тема 18. Подготовка и передача дел в архив организации.

Оформление дел

18.1. Понятие «оформление дел». Полное и частичное оформление дел.

18.2. Основные требования к оформлению дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись.

18.3. Оформление обложки дел постоянного и долговременноговременного хранения.

18.4. Определение описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразделения.

18.5. Передача дел в ведомственный архив. Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива при формировании основы для последующего хранения и использования документов. Единство организации документов в ДОУ и в ведомственном архиве.

____________________________________________________

Понятие «оформление дел».

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 14

Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дела - это комплекс работ по:

· его переучету,

· подшивке,

· нумерации листов,

· составлению заверительной надписи,

· составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов,

· внесению уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Оформление дела зависит от ценности собранных в нем документов и, соответственно, сроков их хранения, может быть частичным или полным.

Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, например, в скоросшивателях; в них может не производиться пересистематизация документов внутри дел; листы не нумеруются; заверительные надписи не составляются; сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Дела постоянного и долговременного хранения, свыше 10 лет, подлежат полному оформлению. Должны быть полностью оформлены также дела конфиденциальные и по личному составу.

Основные требования к оформлению дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и длговременного хранения.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны (бумажных, пленочных, магнитных и др.), то для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

Оформление таких дел включает:

· переплет или подшивку дела,

· нумерацию листов в деле,

· составление заверительной надписи (листа-заверителя),

· составление внутренней описи дела,

· оформление всех реквизитов обложки.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 15

До подшивки дела во избежание появления ржавчины из него удаляют металлические скрепления (скрепки, скобки, булавки и др.).

Если в деле имеются особо ценные документы, а также невостребованные личные документы (трудовые книжки, паспорта и пр.), то они вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. Если таких документов много, они могут изыматься из дела и из них составляется отдельная опись.

Затем дело подшивают в твердую папку (обложку) в 4 прокола или переплетают с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Если при оформлении документа были нарушены установленные государственными стандартами размеры, то текст при подшивке может быть задет. В этом случае к листу нужно подклеить полоску прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

В конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-вкладыша для заверительной надписи, а вначале дела, при необходимости, - бланки форм для внутренней описи документов дела.

Дела постоянного хранения и по личному составу переплетают после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методической комиссией государственного архивного учреждения.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и др.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

Дела со сроком хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителя организации.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 16

Листы дела для удобства использования и обеспечения сохранности нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не затрагивая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

Нумеруются все листы в деле, кроме внутренней описи и заверительной надписи. Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют по каждому тому или по каждой части отдельно.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне, в левом верхнем углу.

Сложенные листы (формата А3, А2) разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется отдельно. Листы большого формата (более А4) за середину подшивать запрещается.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и пр.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверт.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. Чистые листы не нумеруются.

Если документы наклеены «елочкой», например, в приложениях к авансовым отчетам по командировкам, то сначала нумеруется лист-основа, а затем все приклеенные документы.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов проводится их перенумерация; при этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. К делу составляют новую заверительную надпись, старую зачеркивают и сохраняют в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Например, если два-три листа пронумерованы под одним и тем же номером - 20, или лист пропущен при нумерации, то к числу «20» необходимо приписать буквы в алфавитном порядке, начиная со второго документа - 19, 20, 20а, 20б, 20в, 21, 22.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 17

Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется на отдельном листе-заверителе заверительная надпись. Лист-заверитель располагается в конце каждого дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть, оговариваются все особенности в нумерации в деле:

· литерные и пропущенные номера листов;

· номера листов с наклеенными документами;

· номера листов с конвертами и вложениями в них;

· номера крупноформатных листов, карт, рисунков и т.д.

Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой.

Если дело было уже переплетено или подшито, лист-заверитель приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела. Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

В книгах, журналах заверительная запись может быть оформлена на обороте последнего чистого листа; в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись и расшифровку подписи.

Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

В заверительной надписи следует отражать все изменения в физическом состоянии документов (повреждения); в составе дела (дополнительные вложения новых документов, замена копий и т.д.).

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 18

Внутренняя опись документов дел постоянного и долго временного (свыше 10 лет) сроков хранения - это учетный документ, содержащий перечень документов с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по делопроизводству в учреждении, а также специальными инструкциями и положениями.

Внутренняя опись составляется для учета документов:

· определенных категорий дел (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.);

· дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся следующие сведения:

· номер дела, документы которого внесены в данную опись;

· порядковый номер документа;

· индекс документа;

· дата документа;

· вид и краткое содержание (заголовок) документа;

· номера листов, на которых расположен документ;

· примечание.

Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указывается через арифметический знак плюс.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. Если дело уже переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Оформление обложки дел постоянного

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 19

После подшивки и нумерации оформляется обложка дела. Ее элементы определены ГОСТ 17.914-72 «Обложки дел длительного хранения, типы, размеры, технические требования». Ряд сведений на обложку был внесен в момент заведения дела. При подготовке к сдаче в архив эти элементы тщательно выверяются и уточняются.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:

· наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;

· наименование структурного подразделения,

· индекс и заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;

· даты заведения и окончания дела;

· аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

· количество листов в деле;

· архивный шифр дела;

· срок хранения дела.

Наименование организации, структурного подразделения оформляется ниже верхнего поля, пишется полностью с указанием подчиненности в именительном падеже. При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования.

Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось, то в конце года на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения. Прежнее наименование заключают в скобки.

Так же поступают, когда организация передается в другое министерство, структурное подразделение ликвидируется, а его функции передаются в другое подразделение или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение).

Заголовок и индекс дела переносят на обложку из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. Заголовок целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения.

Заголовок дела, перенесенный из номенклатуры в начале года, обязательно проверяется. Если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле, в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).

При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Аннотация к документамсоставляется, если в деле имеются:

· особо ценные документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение;

· документы-приложения к основному документу;

· документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых не может быть определено по заголовку дела.

Аннотация пишется после заголовка с красной строки, например:

Годовой отчет о работе кафедры за 2007-2008 уч.г.

К отчету приложены докладная записка с ретроспективным анализом развития кафедры с момента ее создания в 2005 г.

Если в заголовке дела содержатся распорядительные документы, то в него вносятся номера этих документов:

Протоколы ученого совета академии за 2008 г., № 1-12.

Дата дела должна соответствовать году заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).

Датой дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, являются крайние даты документов, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела (например, приложения), то под датой с новой строки об этом указывается:

В деле имеются документы за _______________ год (годы).

На обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, дата не проставляется, так как она отражена уже в заголовке дел.

Если делом является журнал регистрации документов, то датой такого дела будут крайние даты первой и последней записи в журнале.

Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то проблемы колебания оговаривают, а дату или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки.

Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком:

[не ранее 01 октября ?] 2005 г.

Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

При обозначении дат используют буквенно-цифровой способ: 05 мая 2007 г.

Количества листов в делевыносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. Он содержит номер фонда, описи и номер дела.

Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом).

Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения. Срок хранения может быть уточнен по решению ЭК организации.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

При оформлении дел используются отечественные скоросшиватели или папки-файлы, рассчитанные в среднем на 200 листов (не более 250), и импортные, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше. В зависимости от специфики предприятия и объема документации, рекомендуется использовать комбинированно и те и другие.

Папки импортного производства (типа «Leitz», «Corona», «Гранд» и т.п.) могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.

Оформление дел в большеобъемных папках импортного производства имеет свои особенности. Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листе-вкладыше, который помещается в специальный «карман» на корешке обложки, где, по сути дела, располагается титульный лист дела. Такие карманы могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части кармана до полного формата корешка папки. Во всех этих случаях следует стремиться максимально приблизить расположение информации на корешке к размещению аналогичной информации на обложке российского дела-скоросшивателя.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 20

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.

Опись дел - «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации» (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Описи дел составляются по установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описей является следующим технологическим этапом систематизации дел.

В крупных учреждениях описи составляются в каждом структурном подразделении отдельно на все дела:

· постоянного хранения,

· со сроками хранения более 10 лет;

· по личному составу.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Для правильного составления описи дел необходимо, прежде всего, разделить весь комплекс дел одного структурного подразделения на группы:

· дела постоянного хранения,

· дела долговременного хранения,

· дела временного хранения (до 10 лет).

На дела временного хранения разрешается не составлять опись, а пользоваться вместо нее специально оформленным экземпляром номенклатуры дел.

Перед внесением дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Если дела готовят за несколько лет, то сначала их раскладывают по годам, а в пределах года - по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурной.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов. При систематизации дел можно воспользоваться номенклатурой дел или ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения. Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту.

Перед внесением заголовка дел в опись проверяются:

· качество их формирования и оформления;

· соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел, заведенных по номенклатуре дел организации.

При просмотре дел проверяются:

· соответствие заголовка дела содержанию имеющихся в нем документов;

· правильность их оформления и группировки;

· качество подшивки или переплета дела;

· точность нумерации листов;

· наличие и правильность заверительной надписи дела.

Если в ходе проверки выявляются нарушения установленных правил формирования, то они устраняются.

Если обнаруживается отсутствие дел, которые числятся по номенклатуре, то необходимо принять меры по их розыску. Если поиски этих дел не привели к положительным результатам, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах их отсутствия, которую подписывает руководитель структурного подразделения. Справку передают вместе с описью дел в архив организации.

На основе описей структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения, и по ней ведомственный архив будет передавать дела в государственный архив в соответствии с правилами. Сдача дел структурных подразделений в архив учреждения проводится ежегодно по графику, составляемому архивом и утвержденному руководителем учреждения.

В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, составляются общие описи.

Отдельная опись заполняется в виде таблицы и представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Предусматривается, что организация составляет описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел - за ряд лет по годовым разделам.

Годовые разделы описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей.

Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

· порядковый номер дела (тома, части) по описи;

· индекс дела (тома, части);

· заголовок дела (тома, части), в том числе аннотация;

· дату дела (тома, части);

· количество листов в деле (томе, части);

· срок хранения;

· примечание.

В описях дел постоянного хранения графа «срок хранения» опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив по описям.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы­вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 21

Подготовка дел к сдаче в архив учреждения для их последующего хранения и использования - завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

В задачи архива входят:

· прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

· информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

· организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения,

Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме (ценных дел проверяется количество листов в деле.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются РКК на документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в Основных правилах работы ведомственных архивов. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации, затем проводится уничтожение соответствующих документов. «Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет...» (Основные правила работы ведомственных архивов. С. 29).

Электронные документы передают на архивное хранение в результате экспертизы их ценности. При подготовке электронных документов к передаче в архив организации:

· проверяют физическое состояние носителей электронных документов и качество записи информации;

· описывают электронные документы;

· подготавливают комплект сопроводительной документации.

Описание технологии в «Основных правилах работы архивов организаций» отсутствует.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото-, видео- и фоно записей, но и другие компьютерные носители информации.

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям Перечней. Правила архивной службы определяют, что документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение документов на компьютерных носителях не может быть запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

При разработке технологий ДОУ, времени и способов документирования необходимо помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например, дискетах, потребует частых, не реже чем раз в полгода, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах.

Длительное (свыше 10 лет) хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственным приемлемым носителем для записи архивируемых компьютерных (электронных версий) документов может считаться не перезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск.

Постепенно практика показывает, что на оптических дисках целесообразно хранить только временные документы (до 10 лет).

Оптические диски и другие емкие компьютерные носители все чаще используются в организациях в качестве рабочей копии для каждодневного использования, в то время как бумажные оригиналы хранятся в архиве.

Делаются попытки хранения на малоформатных и достаточно емких оптических дисках документов с более длительными сроками хранения, например, личных дел сотрудников. Но на современном уровне развития компьютерных технологий даже сама возможность прочтения через 40-50 лет записанного сегодня на компьютере диска выглядит, в отличие от бумажного документа, проблематичной.

Основной единицей учета и хранения документов на компьютерных носителях данных в организации является файл данных.

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования - бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппи­рованных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в ар­хиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 22

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 22-5

В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе:

литерные листы 50а, 112а, 112б

пропущенные номера нет

листов внутренней описи 2 листа

Особенности физического состояния и формирования дел Номера листов
1. Вложена копия справки о работе отдела в первом полугодии 2007 г. 2. Имеются физические повреждения - разрыв и склейка. Лист 110 Лист 5

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

23.10.2008

_____________________________________________________________

Образец (2) листа-заверителя дела

  ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА   00.00.200_ №   В деле подшито и пронумеровано _______________________листов цифрами и прописью в том числе литерные листы _______________________________________   пропущенные №№ _______________________________________________   + листов внутренней описи ________________________________________     Должность Подпись И.О. Фамилия    
 
 

Образец оформления обложки российского дела

  ЗАО «НЕВА» Секретариат     Д Е Л О № 01-07  
____________Документы (контракты, акты, переписка)____________ ____________________________________________________________ ___________о поставке фарфоровых изделий за 2005 год___________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________   2008 год __________________   на___________лист___   Хранить ___3 г.____- ст. 1018 ТП    

Форма описи дел постоянного хранения

  УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя министерства (ведомства) Подпись И.О. Фамилия Дата

Фонд №_________________

ОПИСЬ №______________

дел постоянного хранения

за ________ год

_______________________________________________________________

название раздела

№ п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Примечание
         

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Подпись И.О. Фамилия

Заведующий центральным архивом

(лицо, ответственное за архив) Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК министерства (ведомства) от _______________ № _____ УТВЕРЖДЕНА Протоколом ЭПК архивного учреждения от _______________ № _____

Образец (1) описи дел долговременного хранения

(свыше 10 лет)

Наименование учреждения   ОПИСЬ № дел долговременного хранения за 2008 год УТВЕРЖДАЮ Директор __________И.О.Фамилия Дата
№№ п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Кол-во листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание
               

В опись внесено ______________________________дел

с № __________ по № __________, в том числе:

литерные №№ __________________________________

пропущенные №№ _______________________________

Председатель ЭК Члены ЭК подпись подпись подпись подпись И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 23

(свыше 10 лет)

  УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя министерства (ведомства) Подпись Расшифровка подписи Дата

Фонд №_________________

ОПИСЬ №______________

дел долговременного хранения

за ________ год

_______________________________________________________________

название раздела

№ п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание
           

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные номера:________________________________

пропущенные номера:____________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись И.О. Фамилия

Заведующий центральным архивом

(лицо, ответственное за архив) Подпись И.О. Фамилия

Дата

Образец годовой описи дел

ОПИСЬ №__________________________________________

Название раздела

№ п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание
             

В данную опись внесено ___________ дел с № ___________ по № ___________

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

__________________________________________________

Образец акта о выделении документов к уничтожению

Наименование учреждения А К Т   00.00.200__ № __________   О выделении документов к уничтожению УТВЕРЖДАЮ Директор __________И.О.Фамилия Дата

На основании перечня ________________________________________

название и выходные данные перечня

_________________________________________________________________

документов с указанием сроков хранения

отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы

№№ п/п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Кол-во дел (томов) Срок хранения и №№ статей по перечню Примечание
           

Итого _________________________________________дел за ________________годы.

цифрами и прописью

Описи дел за _______________________годы утверждены руководителем предприятия.

Председатель ЭК Члены ЭК подпись подпись подпись подпись И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия

Образец итоговой записи о категориях

И количестве дел, заведенных в организации

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

о категориях и количестве дел,

заведённых в _______ году

По срокам хранения Всего В том числе
переходящих с отметкой ЭПК
Постоянного            
Временного (свыше 10 лет)            
Временного (до 10 лет включительно)            
  ИТОГО      

Должность руководителя службы

документационного обеспечения Подпись Инициалы, фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Должность передавшего сведения Подпись Инициалы, фамилия

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 24

22.1. Внедрение новых проектных решений, направленных на совершенствование управленческой деятельности. Создание новых информационных технологий. Комплексность автоматизации работы с документами.

22.2. Проблемы совершенствования современного документационного обеспечения в государственном аппарате и частных организациях Изменение функций и структуры служб ДОУ, ее организационно-правового положения.

22.3. Упорядочение организационных форм и методов работы с документами.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, «субъектного» и других уровней управления.

Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д.

Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 25

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят спорадический, как правило, некоординируемый характер, в основном, по следующим направлениям:

· разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией (ВНИИДАД - Росархив). Разработан вариант ГСДОУ и других нормативно-методических документов; финансируется Миннауки;

· стандартизация и унификация документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства); финансируется бюджетом министерств и ведомств;

· разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Работа проводится по федеральной целевой программе Центром экономической конъюнктуры при Правительстве РФ;

· обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. В стадии разработки и утверждения находится соответствующая федеральная целевая программа. Эти работы в определенной степени координируются (ФАПСИ и др. общегосударственные органы);

· разработки, связанные с реализацией «Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов», одобренной решением Президента Российской Федерации от 23 ноября 1995 г. NП-1694, и «Концепции формирования единого информационного пространства стран СНГ», утвержденной Советом Глав Правительств СНГ 18 октября 1996 г.

В связи с принятием закона об информатизации, а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране, остро назревшей необходимостью становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления.

Проведенные в 1996-1997-2002 гг. по инициативе Аппарата Администрации Президента РФ, при участии ВНИИДАД и других научных учреждений, исследования состояния документационного обеспечения органов управления РФ, связанные с разработкой концепции дальнейшего совершенствования ДОУ, в достаточной мере отразили:

· несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;

· несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;

· отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали»;

· несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;

· недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Данные проблемы не являются исключительно российскими проблемами. Весь деловой мир озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти половина обследованных британских учреждений имеют большие проблемы в сфере информации и документации. В этих учреждениях плохо налажена система поиска нужной документации. 77,6% руководителей разного ранга признались, что они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью к помощникам и секретарям. Вряд ли эта ситуацию иллюстрирует эффективное управление.

Утрата реального знания нормативных требований к организации документационных процессов, выработанных в 70-80 годах, принципиальные изменения взаимоотношения центра и субъектов Федерации, изменение форм и методов управленческой деятельности, значительное обновление кадрового состава аппарата управления ставят перед необходимостью принятия решения правительственного уровня о соответствующей комплексной целевой программе.

Комплексная целевая программа должна обеспечить:

· повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

· установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;

· унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;

· разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

· реализацию права на информацию юридических и физических лиц;

· повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.

Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации систем ДОУ, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам. Целесообразно наделение соответствующими функциями Росархива.

Разработка и реализация комплексной целевой программы потребует сравнительно небольших затрат на проведение научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ, к которым могут быть привлечены организации Росстандарта, Минтруда РФ, Минобразования и Миннауки РФ, Федеральной архивной службы России, Российской Академии наук и ряда других организаций, имеющих значительный опыт сотрудничества с Росархивом в разработке соответствующих нормативов.

Координацию работ по подготовке и организации выполнения комплексной целевой программы представляется целесообразным возложить на Федеральную архивную службу России и ее головной Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Внедрение результатов разработок комплексной программы, единых норм и правил организации работы с документацией в условиях современных информационных технологий позволят существенно повысить качество и эффективность ДОУ на всех уровнях управления, будет способствовать повышению качества комплектования архивного фонда РФ.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Page 26

Необходимость Закона о документации

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.

Необходимость государственных правовых актов

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение.

Прежде всего это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.

Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей.

Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.

Необходимость стандартов

Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003. «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов».

Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует Закон по управлению федеральной документацией. Термин «Управление документацией» означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность распоряжения документами. В 1980 г. принят Закон «О сокращении работы с документами», направленный на создание единой правовой основы в этой области административной деятельности. В системе Национального архива США действует мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией.

Возьмем более близкие нам европейские примеры.

В Англии с 1985 г. действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. При кабинете министров действует второй административный отдел, который совместно с Государственным архивом Великобритании при соответствующей финансовой поддержке Правительства занимается вопросами управления документацией на современном технико-технологическом уровне.

В Германии 21.06.95 правительство одобрило централизованную систему делопроизводства на основании общих правил порядка работы федеральных министерств. Немецкие документоведы и архивисты расценивают этот факт как свою большую победу, которая потребовала долговременных усилий сотрудников и руководителей Бундесархива.

Причем этот правовой акт не первый в истории Германии. С 1926 г. действовал «имперский закон о всеобщем порядке делопроизводства», а в 1958 г. был создан «Закон об общем порядке работы федеральных министерств». Интересно, что разработчики современной системы делопроизводства в федеральных министерствах ФРГ одной из главных ее задач поставили создание единых номенклатур дел федеральных министерств и противодействие соблазну через средства современной вычислительной техники отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифровки документов.

Данный перечень мог бы быть продолжен другими примерами из законодательства, например, Чешской республики, где в закон об архивном деле 1994/1997-2002 гг. четко записана обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, содержать в порядке документацию, заботиться о ее учете и хранении. Похожая норма записана в аналогичном законодательном акте Белоруссии и др. стран.

Можно вспомнить также и опыт Австралии, где впервые в мире в 1996 г. принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся рекомендации по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

studopedia.ru

Систематизация документов: порядок, классификация и правила

Систематизация документов – это приведение их к последовательному порядку для обеспечения качественного управления внутри компании. Такая процедура предполагает в будущем оперативное нахождение и обработку необходимой информации в архивах, которые могут находиться как на бумажном, так и на электронном носителях.

Система документооборота

Распределяются акты, протоколы, важные бумаги и другие типы документов по определенной системе, что означает:

  • типологическое разделение номенклатуры дел;
  • выявление методологии систематизации;
  • расшифровку библиографического описания;
  • оценку документации до ее архивации.

Если систематизация документов организации выполнена правильно, в результате достигается высокий показатель качества в делопроизводстве, а также происходит экономия ресурсов предприятия и оптимизация его персонала.

Методы приведения в систему

Развитие современных бизнес-проектов невозможно без информационного оснащения в виде документооборота и делопроизводства. Появилась потребность в классифицировании уже существующего огромного объема данных. Новый поток информации не должен затмить уже имеющиеся базы данных, а гармонично вписываться в работающую систему.

В классификацию систематизации документов включают:

  • методики накопления и поиска;
  • сортировку запросов;
  • номенклатуру;
  • способы доступа;
  • индексирование;
  • варианты предоставления.

Распределение сведений происходит:

  1. Структурированно (последовательное представление данных в виде стандартного формата, сведения переносятся на компьютер в текстовый редактор или на бумагу).
  2. В свободной манере.

Поля – это разделы с информацией в стандарте, а записи – заполненные форматы. Собранные записи, размещенные таким образом, чтобы необходимый элемент был доступен при быстром поиске, формируют базу данных.

Типовое распределение

Архивная классификация может быть:

  • предметной (распределение делается в рамках одной выбранной темы);
  • номинальной (сортировка по номиналу подходит для распорядительно-организационной документации: приказов, протоколов, актов, соглашений, счетов);
  • тематической (выбирается однотипная тематика пакетов документации);
  • хронологической (каталогизация проводится по времени создания документов и сроком их хранения);
  • авторской (сортировка по имени творческой группы или автора: диссертации, публикации, сообщения, доклады).

Для проведения систематизации документов рекомендуется предварительно заняться сортировкой схожей по определенным признакам документации, после чего можно начать распределение по выше перечисленным пунктам. Такой подход к хранению и обработке информации дает возможность оперативно находить доступ к необходимым данным и ограждает сведения от несанкционированной утечки.

Целью приведения документооборота к упорядочиванию является и слежение пути документа от начальной даты его определения в производство до передачи в архив либо до уничтожения. Без правильно организованного процесса деятельность работников организации будет затруднена. Такое утверждение относится и к государственным, и к коммерческим структурам, только таким образом можно сохранить документы, несущие социальную, политическую, научную, историческую, экономическую ценность для страны.

Номенклатурная классификация

Распределение данных происходит в данном случае по родству и общим признакам. Систематизация и хранение документов в архиве считаются трудоемким процессом, который существенно упрощает работу с документооборотом и превращает делопроизводство в элементарную процедуру. Простейшим примером является группировка по комплексу предметов в «дело».

Информация объединяется в группы по признакам:

  • корреспондентскому (преобладает при структурировании переписки с юридическим или физическим лицом: областной кадастр недвижимости или индивидуальный предприниматель);
  • экспертному (во внимание берется период архивации документов: временное или долговременное);
  • вопросно-предметному (сортировка по типовому виду: папки или файлы распределяются по бизнес-проекту);
  • географическому (группирование информационной документации корреспондентов по региону).

Формирование наименования

Систематизация и учет документов могут происходить по нескольким признакам одновременно, но в обязательном порядке по экспертному (ко временным относят те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, к долговременным – более 10 лет). Примером может служить «Пакет документов о ремонтно-восстановительных работах организации «икс» за 2018 год». Здесь можно выделить экспертный, корреспондентский и авторские признаки.

Номенклатура дел сортируется системным перечнем документов фирмы, созданных по намеченному плану, с обозначением периода архивации. В процессе деятельности предприятия, основными факторами закрепления порядка при систематизации бумаг являются архивирование и регистрация. Не менее важным элементом в номенклатуре дел считается фиксация индексов, что упрощает поиск необходимой информации и сокращает время, потенциально затраченное на экспертизу материальных ценностей.

Номенклатура дел

Под распределение по «пакетам», информация в которых тождественна или имеет схожие характеристики, попадают картотеки должностных лиц (вне зависимости от степени секретности) и другие регистрационно-справочные массивы структур организации. В результате систематизации документов в дела, номенклатура группирует бумаги, проводит их учет и индексацию. Распределение по номенклатуре максимально охватывает имеющийся объем информации, что позволяет комфортно находить и обрабатывать любой документ, когда это необходимо.

Номенклатура бывает типовая, примерная и конкретная. Каждый вариант может быть дополнен документами собственных подразделений. Примерные и типовые формируются с целью унификации баз данных. Схожие по составу дела сортируются по категориям подразделений предприятия. В результате образуется единая индексация в виде нормативного документа делопроизводства. Любая номенклатура становится нормативным актом только после утверждения ее управляющим.

Рекомендации по систематизации

Разработкой таких документов по систематизации занимаются архивные ведомства и специальные уполномоченные лица. Рекомендуется в плане целесообразности разрабатывать организациям собственные номенклатуры дел на основе типовых или примерных: заголовки должны быть краткими, адресными и точными, а также отражать структурно вид документа (переписка, приказ, досье, отчет), его исполнителя или корреспондента, тематику и дату селекции.

По инструктивной методике и правилам систематизации документов, рекомендуется начинать со сведений организационно-распорядительного характера в порядке от вышестоящих органов. После чего приступить к размещению организационных бумаг в виде уставов, положений и инструкций. Далее – распорядительные и организационные дела самого предприятия (приказы и распоряжения). В завершении разместить сведения с информацией о плановых отчетах.

Апробированием и редактированием архивной документационной номенклатуры предприятия занимается экспертная комиссия. Служб документального обеспечения управления (ДОУ) формирует сводную номенклатуру, где в рубриках приводятся наименования структурных подразделений в порядке важности, свойственной им, функциональной деятельности.

Систематизация архива – это формирование дел по условным признакам. Типовым документам присваиваются одинаковые индексы цифрового вида, состоящие из комбинации арабских символов (пример: «15-88», где 15 значит принадлежность дела к структурному подразделению под аналогичным номером, а 88 – позиция в номенклатуре).

Порядок систематизации документов в государственных архивах таков:

  1. Индекс дела.
  2. Заголовок подраздела.
  3. Число томов.
  4. Период хранения.
  5. Дополнительные комментарии.

В случае, когда на предприятии не принято сдавать документацию в архив, номенклатура ее согласовывается с региональной или ведомственной организацией экспертной комиссии.

При разработке номенклатуры следует помнить, что она действует с первых чисел первого месяца следующего года. В течение года номенклатура остается неизменной, но может редактироваться и проходить новое согласование раз в 5 лет.

Регулярная процедура

Систематизация документов – это неотъемлемая часть ведения успешного бизнеса. В процессе деятельности накапливается много бухгалтерских, технических и кадровых бумаг, со временем найти нужный документ составляет проблему. Регулярная систематизация поможет избежать беспорядка, отсортирует по дате и типу имеющуюся информацию и предотвратит утерю важных документов. Порядок распределения данных не так прост, как кажется, кропотливый процесс должен происходить по четкому регламенту и только квалифицированным персоналом.

В конкретном случае классификация происходит по разным критериям, и если для одной организации типовой вариант (по сроку хранения, типу, направлениям) будет идеальным выходом, то для другой он может оказаться неудобным. Все отсортированные документы подшиваются в папку, на которой оставляется отметка с названием и краткой информацией о ее содержимом.

fb.ru


Смотрите также